Vorlage erstellen

In AbaNinja haben Sie im Bereich "Kunden" die Möglichkeit, Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine oder Gutschriften zu erstellen. Diese Vorlagen dienen als Muster und erleichtern Ihnen die wiederkehrende Erstellung von gleichartigen Dokumenten. Sie können beispielsweise eine Rechnungsvorlage anlegen, die als Grundlage für wiederkehrende Rechnungen an verschiedene Kunden dient oder für spezifische Standardleistungen verwendet wird.

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor

1. Navigieren Sie im Menü zu Kunden und dann zu Vorlagen.
2. Wählen Sie den Dokumenttyp, für den Sie eine Vorlage erstellen möchten (z.B. Rechnungen).
3. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
4. Füllen Sie die gewünschten Felder aus (z.B. Empfänger, Positionen, Beträge, Zahlungsbedingungen, Notizen, Anhänge).
5. Speichern Sie die Vorlage.

Die erstellte Vorlage erscheint nun in der Übersicht und kann jederzeit als Basis für neue Dokumente verwendet werden. Sie können die Vorlage auch bearbeiten oder duplizieren, um weitere Varianten zu erstellen.

Nutzen

• Sie sparen Zeit, da wiederkehrende Dokumente nicht jedes Mal neu erfasst werden müssen.
• Fehlerquellen werden reduziert, da die Informationen in der Vorlage bereits geprüft und standardisiert sind.
• Sie können mit wenigen Klicks eine Vielzahl von Kunden mit denselben Rechnungen oder Offerten bedienen, zum Beispiel bei Mitgliedsbeiträgen, Wartungsverträgen oder Standarddienstleistungen.
• Die Nutzung von Vorlagen ist besonders hilfreich bei der Massenverarbeitung, da Sie mit wenigen Klicks mehrere Rechnungen auf Basis einer Vorlage generieren und versenden können.

Hinweise und Tipps

• Sie können Vorlagen für verschiedene Dokumenttypen anlegen: Rechnungen, Offerten, Aufträge, Lieferscheine und Gutschriften.
• Die Felder in der Vorlage (z.B. Positionen, Zahlungsbedingungen, Notizen) können individuell angepasst werden.
• Wenn Sie eine Vorlage für mehrere Adressen verwenden möchten, empfiehlt sich die Nutzung der Massenverarbeitung. So können Sie mit wenigen Klicks an viele Kunden gleichzeitig Rechnungen oder Offerten senden.
• Die erstellten Dokumente auf Basis einer Vorlage erscheinen im jeweiligen Bereich (z.B. Rechnungen) und erhalten eine eigene Dokumentnummer.
• Sie können Vorlagen jederzeit bearbeiten, duplizieren oder löschen, um sie an veränderte Anforderungen anzupassen.
• Nutzen Sie die Funktion "In Vorlage umwandeln" bei bestehenden Dokumenten, um schnell aus einem bestehenden Beleg eine neue Vorlage zu generieren.

Tipp: Hinterlegen Sie in den Vorlagen Standardtexte für Bedingungen und Fusszeilen, um Ihre Kommunikation zu vereinheitlichen. Nutzen Sie zudem die Möglichkeit, Anhänge (z.B. AGB, Produktbeschreibungen) direkt in der Vorlage zu hinterlegen.