Créer un modèle

Dans AbaNinja, dans la section "Clients", vous avez la possibilité de créer des modèles pour différents types de documents tels que des factures, des offres, des commandes, des bons de livraison ou des avoirs. Ces modèles servent de modèle et facilitent la création répétitive de documents similaires. Par exemple, vous pouvez créer un modèle de facture qui servira de base pour les factures récurrentes à différents clients ou pour des prestations standard spécifiques.

Pour créer un modèle, procédez comme suit

1. Naviguez dans le menu vers Clients, puis Modèles.
2. Sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez créer un modèle (par exemple, les factures).
3. Cliquez sur Créer un modèle.
4. Remplissez les champs souhaités (par exemple, le destinataire, les positions, les montants, les conditions de paiement, les notes, les pièces jointes).
5. Enregistrez le modèle.

Le modèle créé apparaît maintenant dans le résumé et peut être utilisé à tout moment comme base pour de nouveaux documents. Vous pouvez également modifier ou dupliquer le modèle pour créer d'autres variantes.

Avantages

• Vous économisez du temps, car les documents récurrents n'ont pas besoin d'être saisis à chaque fois.
• Les sources d'erreur sont réduites, car les informations du modèle sont déjà vérifiées et standardisées.
• Vous pouvez servir rapidement de nombreux clients avec les mêmes factures ou offres, par exemple pour les cotisations, les contrats d'entretien ou les services standard.
• L'utilisation de modèles est particulièrement utile pour le traitement en masse, car vous pouvez générer et envoyer plusieurs factures sur la base d'un modèle en quelques clics.

Remarques et conseils

• Vous pouvez créer des modèles pour différents types de documents : factures, offres, commandes, bons de livraison et avoirs.
• Les champs du modèle (par exemple, les positions, les conditions de paiement, les notes) peuvent être personnalisés individuellement.
• Si vous souhaitez utiliser un modèle pour plusieurs adresses, il est recommandé d'utiliser le traitement par lots. Ainsi, vous pouvez envoyer des factures ou des offres à de nombreux clients en quelques clics.
• Les documents créés sur la base d'un modèle apparaissent dans la section correspondante (par exemple, les factures) et reçoivent leur propre numéro de document.
• Vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer des modèles à tout moment pour les adapter aux nouvelles exigences.
• Utilisez la fonction "Convertir en modèle" pour les documents existants afin de générer rapidement un nouveau modèle à partir d'un document existant.

Conseil : enregistrez des textes standard pour les conditions et les mentions légales dans les modèles afin de standardiser votre communication. Utilisez également la possibilité de joindre des annexes (par exemple, les CGV, les descriptions de produits) directement dans le modèle.