Offerte erstellen
Offertenübersicht
Im Bereich „Offerten“ sehen Sie eine Listenansicht aller erfassten Offerten. Hier können Sie nach Status (Offen, Erledigt, Archiviert, Alle) filtern, gezielt suchen und die wichtigsten Informationen wie Nummer, Empfänger, Datum, Betrag und Gültigkeit einsehen. Über den Button „Offerte erstellen“ oben rechts legen Sie eine neue Offerte an. In der Listenansicht stehen Ihnen zudem Aktionen wie Bearbeiten, Versenden, Drucken oder Archivieren zur Verfügung.
Offerte
Kopfbereich
Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Offerte erfassen Sie im oberen Bereich die Offertadresse und optional eine abweichende Lieferadresse. Rechts legen Sie das Offertendatum, die Gültigkeit und eine Referenz fest. Über die Schaltfläche „Unterschriftsseite hinzufügen“ können Sie eine digitale Signaturseite einbinden. DeepSign ermöglicht Ihnen zudem die digitale Signatur für welche der gewünschte Signaturtyp gewählt werden kann (Einfache, Fortgeschrittene oder Qualifizierte elektronische Signatur).
Positionen und Produkte
Im mittleren Bereich fügen Sie die gewünschten Positionen hinzu. Sie können einzelne Produkte auswählen, mehrere Produkte gleichzeitig einfügen oder manuelle Positionen (z.B. Titel, Zwischensumme, Trennlinie) erfassen. Die Reihenfolge der Positionen lässt sich beliebig anpassen. Zudem können Sie Produkte kombinieren oder sortieren. Rabatte können pro Position oder als Gesamtrabatt für das Dokument vergeben werden.
Öffentliche Notizen, Bedingungen und Fusszeile
Unterhalb der Positionen erfassen Sie öffentliche Notizen, die auf dem Dokument erscheinen. Bedingungen und Fusszeile können individuell angepasst werden. Die Standardtexte stammen aus den Einstellungen, können aber pro Offerte überschrieben werden. Hier können Sie auch Anhänge wie PDFs oder Bilder (bis 5 MB) hinzufügen.
Aktionen und Status
Oben rechts stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung: Sie können eine Offerte speichern (Status „Entwurf“), als Vorschau anzeigen, per E-Mail versenden, drucken oder als versendet markieren. Nach dem Versand ist das Dokument gesperrt und muss für Änderungen zuerst storniert werden. Im Kundenportal kann der Empfänger die Offerte annehmen oder ablehnen. Je nach Einstellung wird die Offerte automatisch in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt.
Hinweise und Tipps
- Nutzen Sie die Mehrfachauswahl für schnelles Hinzufügen mehrerer Produkte.
- Strukturieren Sie Ihre Offerte mit Titeln, Zwischensummen und Trennlinien.
- Prüfen Sie alle Angaben in der Vorschau, bevor Sie die Offerte versenden.
- Nach dem Status „Versendet“ sind keine Änderungen mehr möglich, ausser Sie stornieren das Dokument.
- Über die Listenansicht behalten Sie den Status und die Historie aller Offerten im Blick.