Créer une offre
Aperçu des offres
Dans la section "Offres", vous voyez une liste de toutes les offres enregistrées. Vous pouvez filtrer par statut (Ouvert, Terminé, Archivé, Tous), rechercher spécifiquement et afficher les informations clés telles que le numéro, le destinataire, la date, le montant et la validité. En cliquant sur le bouton "Créer une offre" en haut à droite, vous pouvez créer une nouvelle offre. Dans la vue de la liste, vous disposez également de fonctions telles que l'édition, l'envoi, l'impression ou l'archivage.
Offre
Zone de tête
Lors de la création ou de la modification d'une offre, vous saisissez l'adresse de l'offre et, de manière facultative, une adresse de livraison différente dans la zone supérieure. À droite, vous définissez la date de l'offre, la validité et une référence. En cliquant sur le bouton "Ajouter une page de signature", vous pouvez intégrer une page de signature numérique. DeepSign vous permet également de signer numériquement, avec la possibilité de choisir le type de signature souhaité (signature électronique simple, avancée ou qualifiée).
Positions et produits
Dans la zone centrale, vous ajoutez les positions souhaitées. Vous pouvez sélectionner des produits individuels, en ajouter plusieurs en même temps ou saisir des positions manuelles (par exemple, titre, sous-total, ligne de séparation). L'ordre des positions peut être modifié à volonté. Vous pouvez également combiner ou trier des produits. Les rabais peuvent être accordés par position ou en tant que rabais global pour le document.
Notes publiques, conditions et pied de page
En dessous des positions, vous pouvez enregistrer des notes publiques qui apparaissent sur le document. Les conditions et le pied de page peuvent être personnalisés individuellement. Les textes standard proviennent des paramètres, mais peuvent être remplacés par offre. Vous pouvez également ajouter des annexes telles que des PDF ou des images (jusqu'à 5 Mo).
Actions et statut
Dans le coin supérieur droit, vous disposez de différentes actions: vous pouvez enregistrer une offre (statut "brouillon"), la prévisualiser, l'envoyer par e-mail, l'imprimer ou la marquer comme envoyée. Une fois envoyé, le document est verrouillé et doit être annulé pour pouvoir apporter des modifications. Dans le portail client, le destinataire peut accepter ou refuser l'offre. En fonction des paramètres, l'offre est automatiquement convertie en commande ou en facture.
Remarques et conseils
- Utilisez la sélection multiple pour ajouter rapidement plusieurs produits.
- Structurez votre offre avec des titres, des sous-totaux et des lignes de séparation.
- Vérifiez toutes les informations dans la prévisualisation avant d'envoyer l'offre.
- Une fois le statut "envoyé", aucune modification n'est possible, sauf si vous annulez le document.
- Grâce à la vue en liste, vous pouvez suivre le statut et l'historique de toutes les offres.