Update 15.07.2026

Mit dem AbaNinja Release vom 15. Juli 2026 wurden nebst diversen Verbesserungen neue Funktionen eingeführt:

• Einstellungen Mahnwesen
• Mahngebühren
• Mahndatum verschieben
• Ai Assistent SamurAI - Bestätigung

Mahnwesen

Nebst der Überarbeitung der Seite für die Grundeinstellungen für das Mahnwesen unter "Einstellungen - Rechnungen - Mahnwesen" wurden auch nützliche weitere Neuerungen eingeführt. Es lassen sich neu Standardeinstellungen für das Mahnwesen für alle Adressen definieren.

• Mahnungen allgemein aktiviert
• Mahngebühren allgemein aktiviert
• Automatischer Versand der Mahnungen allgemein aktiviert

Im Standard ist gelten für alle Adresse diese Grundeinstellungen. Pro Adresse können die Einstellungen aber einzeln übersteuert werden.

Dieser Erweiterung erlaubt die einfache Aktivierung des Mahnwesens sowie der neuen Mahngebühren und den automatisierten Versand für den kompletten Adressstamm.

Mahngebühren

Die neuen Mahngebühren stehen ab dem Abo Pro zur Verfügung, können pro Mahnstufe und pro Adresse individuell definiert und übersteuert werden und werden als zusätzlicher Betrag direkt auf den Mahn-Rechnungen verbucht. Die Verwendung ist aktuell nur mit der neuen Rechnungsmaske möglich.

Die Funktionen der Mahngebühren im Detail

Verfügbarkeit und Aktivierung

Die Funktion für Mahngebühren steht ab dem Abo Pro zur Verfügung.

In den Einstellungen zum Mahnwesen definieren Sie zuerst, welche Mahnstufen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung usw.) aktiv sind und nach wie vielen Tagen sie ausgelöst werden. Neu gibt es eine zusätzliche Einstellung, mit der Sie Mahngebühren generell aktivieren und je Mahnstufe einen Betrag hinterlegen können.

Mahngebühren pro Level (Mahnstufe)

Für jede Mahnstufe können Sie einen fixen Mahngebühren-Betrag definieren, z.B. CHF 0.– für die Zahlungserinnerung, CHF 10.– für die 1. Mahnung, CHF 20.– für die 2. Mahnung usw.

Wichtig: Eine höhere Mahnstufe darf keinen tieferen Betrag haben als die vorherige Stufe. Dadurch bleibt Ihr Mahnprozess logisch und rechtlich konsistent.

Übersteuerung pro Adresse

Zusätzlich zu den allgemeinen Einstellungen können Sie pro Adresse im Tab Allgemein eigene Mahn-Einstellungen hinterlegen (manuell/automatisch). Diese Logik wird nun um Mahngebühren ergänzt. So können Sie z.B. für einzelne Kunden die Mahngebühren individuell steuern, indem Sie diese pro Adresse aktivieren, deaktivieren oder die Accounteinstellungen übernehmen, ohne die globalen Vorgaben zu ändern.

Auslösung der Mahngebühren auf Rechnungen

Wird eine Mahnstufe ausgelöst, erstellt AbaNinja neu ein eigenes Mahn-Dokument pro Mahnung/Mahngebühr. Der definierte Gebührenbetrag erscheint als zusätzliche Position/Betrag auf diesem Dokument und wird automatisch verbucht. Eine Mahnung auf einem höheren Level ersetzt die vorherige Mahnstufe. Das bedeutet, dass bereits belastete Mahngebühren aus der früheren Stufe in die neue Mahnstufe übertragen werden, damit sich die Gebühren nicht doppelt summieren, sondern korrekt weitergeführt werden.

QR-Referenz und Zahlungseingänge

Alle Mahndokumente zur gleichen Rechnung behalten die gleiche QR-Referenz. Dadurch können eingehende Zahlungen automatisch korrekt aufgeteilt werden: Zuerst wird der offene Rechnungsbetrag und anschliessend allfällige Mahngebühren ausgeglichen, ohne dass Sie die Zahlung manuell zuordnen müssen.

Neue Rechnungsmaske als Voraussetzung

Die neuen Mahngebühren sind nur in Kombination mit der neuen Rechnungsmaske verwendbar (neue Erfassungsansicht für Rechnungen).

Kontenzuweisung für Mahngebühren

Über die neue Kontenzuweisung für Mahngebühren können Sie definieren, auf welches Buchhaltungskonto die verrechneten Mahngebühren gebucht werden sollen. Standardmässig verwendet AbaNinja für Mahngebühren das Buchhaltungskonto 3094. Bei Bedarf kann diese Zuordnung individuell angepasst werden.

Individuelle Übersteuerung direkt auf der Rechnung

Sobald eine Rechnung den Status «Versendet» erreicht hat, besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Mahngebühren direkt auf der Rechnung manuell zu übersteuern. Dadurch können Sie den vorgeschlagenen Mahngebühren-Betrag für eine einzelne Rechnung nochmals individuell anpassen, ohne die allgemeinen Einstellungen im Mahnwesen zu verändern. Diese Möglichkeit eignet sich insbesondere für individuelle Kundenvereinbarungen oder spezielle Situationen, in denen von den hinterlegten Standardwerten abgewichen werden soll.

Nutzen

• Weniger manueller Aufwand: Mahngebühren werden automatisch je Mahnstufe berechnet und verbucht – Sie müssen keine separaten Gebührenrechnungen erstellen.
• Transparenter Mahnprozess: Klare Beträge pro Stufe und die Regel, dass höhere Stufen nicht günstiger sein dürfen, sorgen für einen nachvollziehbaren Ablauf gegenüber Ihren Kunden.
• Automatische Zahlungszuweisung: Durch die identische QR-Referenz werden Zahlungseingänge inklusive Mahngebühren automatisch der richtigen Rechnung und Mahnstufe zugeordnet.
• Flexible Kundenbehandlung: Übersteuerungen pro Adresse erlauben es, Stammkunden kulanter zu behandeln, ohne Ihre generellen Mahnregeln zu ändern.

Hinweise und Tipps

• Prüfen Sie zuerst Ihre bestehenden Mahnstufen (Texte, Fristen, automatische/manuelle Auslösung) in den Einstellungen und ergänzen Sie anschliessend die Mahngebühren sinnvoll je Stufe.
• Beginnen Sie mit moderaten Gebührenbeträgen und passen Sie diese erst anhand von Praxiserfahrungen an, damit Ihr Mahnwesen als fair wahrgenommen wird.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Mahngebühren bei sensiblen Adressen (z.B. langjährige Kunden) individuell anzupassen oder zu deaktivieren.
• Testen Sie den Prozess mit einer internen Testadresse: Rechnung erstellen, fällig werden lassen, Mahnstufen auslösen und den Zahlungsfluss mit QR-Rechnung simulieren, um die Buchungen und Dokumente zu prüfen.
• Prüfen Sie die Kontenzuweisungen um von Beginn an die Verbuchung sicherzustellen. Bei den vorgegebenen Kontenplänen wird bei der Nutzung automatisch das Konto 3094 "Inkassospesen" verwendet.

Mahndatum verschieben

Mit der neuen Funktion Mahndatum verschieben können Sie direkt auf einer Rechnung das Datum für die nächste Mahnung manuell anpassen. So behalten Sie in Spezialfällen die Kontrolle über den Zeitpunkt der Erinnerung, ohne Ihre allgemeinen Mahn-Einstellungen oder die Automatisierung ändern zu müssen. Um diese Funktionen nutzen zu können, muss auf der Adresse das Mahnwesen sowie der automatische Versand von Mahnungen aktiviert sein.

AI Assistent SamurAI - Bestätigung

SamurAI führt zahlreiche Arbeitsschritte automatisch aus, zum Beispiel das Erfassen von Rechnungen oder Produkten. Der AI Agent fragt neu öfter nach, bevor etwas definitiv ausgeführt wird. So stellen wir sicher, dass sensible Vorgänge nicht einfach „von alleine“ passieren, sondern immer von einer Person bestätigt werden können.