Mise à jour du 15.07.2026
Avec la sortie AbaNinja du 15 juillet 2026, en plus de diverses améliorations, de nouvelles fonctionnalités ont été introduites:
- Paramètres de relance
- Frais de relance
- Déplacer la date de relance
- Assistant IA SamurAI - Confirmation
Relance
En plus de la refonte de la page des paramètres de base de la relance sous "Paramètres - Factures - Relance", d'autres améliorations utiles ont également été apportées. Il est désormais possible de définir des paramètres de relance par défaut pour toutes les adresses.
- Relance générale activée
- Frais de relance généraux activés
- Envoi automatique des relances générales activé
Par défaut, ces paramètres de base s'appliquent à toutes les adresses. Cependant, les paramètres peuvent être modifiés individuellement pour chaque adresse.
Cette extension permet d'activer facilement la relance ainsi que les nouveaux frais de relance et l'envoi automatique pour l'ensemble du fichier client.
Frais de retard
Les nouveaux frais de retard sont disponibles à partir de l'abonnement Pro, peuvent être définis individuellement par niveau de retard et par adresse et sont facturés en supplément sur les factures de retard. L'utilisation est actuellement possible uniquement avec le nouveau masque de facturation.
Fonctionnalités des frais de retard en détail
Disponibilité et activation
La fonctionnalité des frais de retard est disponible à partir de l'abonnement Pro.
Dans les paramètres de gestion des retards, vous définissez d'abord quels niveaux de retard (rappel de paiement, première relance, deuxième relance, etc.) sont actifs et après combien de jours ils sont déclenchés. Il existe désormais une nouvelle option de configuration qui vous permet d'activer les frais de retard en général et de définir un montant par niveau de retard.
Frais de retard par niveau (niveau de retard)
Pour chaque niveau de retard, vous pouvez définir un montant fixe de frais de retard, par exemple 0 CHF pour le rappel de paiement, 10 CHF pour la première relance, 20 CHF pour la deuxième relance, etc.
Important : Un niveau de retard ne peut pas avoir un montant inférieur à celui de l'étape précédente. Ainsi, votre processus de recouvrement reste logique et juridiquement cohérent.
Surréglementation par adresse
En plus des paramètres généraux, vous pouvez définir des paramètres de recouvrement spécifiques à chaque adresse dans l'onglet Général (manuel/automatique). Cette logique est désormais complétée par les frais de retard. Vous pouvez ainsi, par exemple, gérer individuellement les frais de rappel pour certains clients en les activant ou en les désactivant par adresse, ou en appliquant les paramètres du compte, sans modifier les paramètres globaux.
Déclenchement des frais de retard sur les factures
Lorsqu'un niveau de retard est déclenché, AbaNinja crée désormais un document de recouvrement distinct par relance/frais de retard. Le montant des frais défini apparaît comme une position/montant supplémentaire sur ce document et est automatiquement comptabilisé. Une relance à un niveau supérieur remplace la relance précédente. Cela signifie que les frais de retard déjà facturés de l'étape précédente sont transférés à l'étape suivante, de sorte que les frais ne s'additionnent pas deux fois, mais soient correctement poursuivis.
Déclenchement des frais de retard sur les factures
Lorsqu'une étape de relance est déclenchée, AbaNinja crée un nouveau document de relance distinct pour chaque relance/frais de retard. Le montant défini des frais de retard apparaît comme une position/montant supplémentaire sur ce document et est automatiquement enregistré. Une relance à un niveau supérieur remplace la relance précédente. Cela signifie que les frais de retard déjà facturés de la phase précédente sont transférés vers la nouvelle phase de relance, de sorte que les frais ne s'additionnent pas deux fois, mais soient correctement poursuivis.
Référence QR et paiements entrants
Tous les documents de relance pour la même facture conservent la même référence QR. Cela permet de répartir automatiquement correctement les paiements entrants : d'abord le montant de la facture ouverte, puis les frais de retard éventuels, sans que vous ayez à affecter manuellement le paiement.
Nouvelle interface de saisie des factures comme condition préalable
Les nouveaux frais de retard ne sont utilisables qu'en combinaison avec la nouvelle interface de saisie des factures (nouvelle vue de saisie des factures).
Affectation de compte pour les frais de retard
Grâce à la nouvelle affectation de compte pour les frais de retard, vous pouvez définir sur quel compte de comptabilité les frais de retard facturés doivent être enregistrés. Par défaut, AbaNinja utilise le compte de comptabilité 3094 pour les frais de retard. Si nécessaire, cette affectation peut être adaptée individuellement.
Surréglement manuel directement sur la facture
Une fois qu'une facture a atteint le statut "Envoyé", il est possible de surrégler manuellement les frais de retard directement sur la facture. Cela permet d'ajuster à nouveau individuellement le montant des frais de retard pour une facture unique, sans modifier les paramètres généraux de la gestion des relances. Cette possibilité est particulièrement adaptée aux accords individuels avec les clients ou aux situations spéciales où il est nécessaire de s'écarter des valeurs standard enregistrées.
Avantages
- Moins de travail manuel : les frais de retard sont automatiquement calculés et enregistrés par niveau de retard - vous n'avez pas besoin de créer des factures de frais séparées.
- Processus de relance transparent : des montants clairs par niveau et la règle selon laquelle les niveaux supérieurs ne peuvent pas être moins chers assurent un processus compréhensible pour vos clients.
- Attribution automatique des paiements : grâce au même numéro de référence QR, les paiements entrants, y compris les frais de retard, sont automatiquement affectés à la bonne facture et au bon niveau de retard.
- Traitement flexible des clients : les surcharges par adresse permettent de traiter plus favorablement les clients réguliers, sans modifier vos règles générales de relance.
Conseils et astuces
- Vérifiez d'abord vos niveaux de relance existants (textes, délais, déclenchement automatique/manuel) dans les paramètres, puis complétez judicieusement les frais de retard par niveau.
- Commencez par des montants de frais modérés et ajustez-les ensuite en fonction de l'expérience pratique, afin que votre système de relance soit perçu comme équitable.
- Utilisez la possibilité d'ajuster ou de désactiver les frais de retard pour les adresses sensibles (par exemple, les clients de longue date).
- Testez le processus avec une adresse de test interne : créez une facture, laissez-la devenir exigible, déclenchez les niveaux de relance et simulez le flux de paiement avec une facture QR pour vérifier les écritures et les documents.
- Vérifiez les affectations de comptes dès le début pour assurer la comptabilisation dès le début. Avec les plans de compte prédéfinis, le compte 3094 "frais de recouvrement" est automatiquement utilisé lors de l'utilisation.
Déplacer la date d'échéance
Avec la nouvelle fonctionnalité "Déplacer la date d'échéance", vous pouvez directement sur une facture ajuster manuellement la date de la prochaine échéance. Cela vous permet de conserver le contrôle de la date de rappel dans des cas particuliers, sans avoir à modifier vos paramètres de rappel généraux ou l'automatisation. Pour pouvoir utiliser ces fonctionnalités, vous devez activer le service de rappel et l'envoi automatique de rappels sur l'adresse.
Assistant AI SamurAI - Confirmation
SamurAI effectue automatiquement de nombreuses étapes, telles que l'enregistrement des factures ou des produits. L'agent AI demande plus souvent une confirmation avant d'exécuter définitivement quelque chose. Cela permet de s'assurer que les processus sensibles ne se produisent pas simplement "par eux-mêmes", mais qu'ils peuvent toujours être confirmés par une personne.