Kopfbereich

Im Kopfbereich der Kundendokumente in AbaNinja (wie Offerten, Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und wiederkehrende Rechnungen) stehen Ihnen verschiedene Felder zur Verfügung, die für die Erstellung und Verwaltung der Dokumente relevant sind. Diese Felder sind standardisiert, können aber teilweise individuell angepasst oder ein- bzw. ausgeblendet werden.

Folgende Felder stehen im Kopfbereich der Dokumente zur Verfügung

• Datum des Dokumentes:
  Jedes Dokument besitzt ein Hauptdatum, das je nach Dokumententyp unterschiedlich bezeichnet ist (z.B. Rechnungsdatum, Offertendatum, Auftragsdatum). Dieses Datum ist Pflichtfeld und bildet die Basis für weitere Fristen wie Fälligkeit oder Gültigkeit.
• Fälligkeitsdatum (Rechnung, Gutschrift):
  Das Fälligkeitsdatum definiert, bis wann die Rechnung oder Gutschrift bezahlt werden muss. Es kann entweder manuell gesetzt oder durch die in den Einstellungen hinterlegten Zahlungsbedingungen automatisch berechnet werden.
• Gültig bis (nur Offerte):
  Für Offerten kann ein Gültigkeitsdatum gesetzt werden, bis zu dem das Angebot verbindlich ist. Sie können das Datum manuell wählen oder mit den Schnellbuttons (+10, +30) automatisch berechnen lassen.
• Lieferdatum (Auftrag, Rechnung, Lieferschein):
  Das Lieferdatum gibt an, wann die Ware oder Dienstleistung geliefert wird bzw. wurde. Dieses Feld ist optional und kann bei Bedarf ausgefüllt werden.
• Dokumentennummer gemäss Nummernkreis:
  Jede Offerte, jeder Auftrag, jede Rechnung usw. erhält automatisch eine fortlaufende Nummer gemäss dem in den Einstellungen definierten Nummernkreis. Das sorgt für Übersicht und Nachvollziehbarkeit aller Dokumente.
• Referenz:
  Das Referenzfeld steht in allen Dokumenttypen zur Verfügung und kann für interne oder externe Verweise (z.B. Bestellnummer des Kunden) verwendet werden. Die Referenz wird auf Wunsch auf dem Dokument ausgegeben.
• Bankverbindung (Auftrag, Rechnung):
  Für Aufträge und Rechnungen kann eine Bankverbindung ausgewählt werden. Diese wird auf dem Dokument angezeigt und dient dem Kunden als Information für die Zahlung.
• Freie Felder (bis zu 4 Zusatzfelder):
  In den Einstellungen können Sie bis zu vier zusätzliche Felder aktivieren, die Sie individuell benennen und befüllen können. Die Ausgabe dieser Felder auf dem Dokument steuern Sie im Dokumentendesigner.

Wiederkehrende Rechnungen
Bei wiederkehrenden Rechnungen stehen Ihnen spezifische Felder zur Verfügung:

• Versand aktiv:
  Sie können bestimmen, ob die Rechnung automatisch versendet werden soll.
• Startdatum / Enddatum:
  Definiert den Zeitraum, in dem die wiederkehrende Rechnung ausgelöst wird.
• Wie oft:
  Hier legen Sie den Intervall fest (wöchentlich, alle 2 Wochen, 4 Wochen, monatlich, alle 3 Monate, 6 Monate, jährlich). Ab "monatlich" kann zusätzlich „Letzter Tag des Monats“ gewählt werden.

Nutzen:
Diese Felder sorgen für eine strukturierte und effiziente Dokumentenerstellung. Sie unterstützen Sie dabei, Fristen einzuhalten, Zahlungen korrekt zuzuordnen und Zusatzinformationen übersichtlich darzustellen. Die automatische Nummerierung und die Möglichkeit, Referenzen und Bankverbindungen zu hinterlegen, erleichtern die Nachverfolgung und Abwicklung Ihrer Geschäftsvorgänge.

Hinweise und Tipps

• Sie können im Dokumentendesigner festlegen, welche Felder auf dem finalen PDF-Dokument erscheinen sollen. So steuern Sie, welche Zusatzinformationen Ihr Kunde sieht.
• Die vier Zusatzfelder können Sie in den Einstellungen individuell benennen (z.B. „Projektname“), um sie optimal an Ihre Prozesse anzupassen.
• Nutzen Sie die automatische Berechnung von Fälligkeits- und Gültigkeitsdaten, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.
• Für wiederkehrende Rechnungen empfiehlt es sich, den Versand zu automatisieren, damit Sie keine Fristen verpassen und Ihre Kunden regelmässig und pünktlich bedienen.