En-tête

Dans l'en-tête des documents clients d'AbaNinja (comme les offres, les commandes, les factures, les avoirs, les bons de livraison et les factures récurrentes), vous disposez de différents champs qui sont pertinents pour la création et la gestion des documents. Ces champs sont standardisés, mais peuvent être partiellement personnalisés ou affichés ou masqués.

Les champs suivants sont disponibles dans l'en-tête des documents

• Date du document :
  Chaque document possède une date principale, qui est désignée différemment selon le type de document (par exemple, date de facture, date d'offre, date de commande). Cette date est obligatoire et constitue la base pour d'autres échéances telles que l'échéance ou la validité.
• Date d'échéance (facture, avoir) :
  La date d'échéance définit jusqu'à quand la facture ou l'avoir doit être payé. Elle peut être définie manuellement ou calculée automatiquement en fonction des conditions de paiement définies dans les paramètres.
• Date de validité (seulement offre) :
  Pour les offres, vous pouvez définir une date de validité jusqu'à laquelle l'offre est valable. Vous pouvez choisir la date manuellement ou la calculer automatiquement à l'aide des boutons rapides (+10, +30).
• Date de livraison (commande, facture, bon de livraison) :
  La date de livraison indique quand la marchandise ou le service est livré ou a été livré. Ce champ est facultatif et peut être rempli si nécessaire.
• Numéro de document selon la série :
  Chaque offre, chaque commande, chaque facture, etc. reçoit automatiquement un numéro de série consécutif selon la série définie dans les paramètres. Cela permet de garder une vue d'ensemble et de suivre tous les documents.
• Référence :
  Le champ de référence est disponible dans tous les types de documents et peut être utilisé pour des références internes ou externes (par exemple, le numéro de commande du client). La référence est imprimée sur le document si vous le souhaitez.
• Coordonnées bancaires (commande, facture):
  Pour les commandes et les factures, vous pouvez sélectionner des coordonnées bancaires. Elles sont affichées sur le document et servent d'information au client pour le paiement.
• Champs libres (jusqu'à 4 champs supplémentaires):
  Dans les paramètres, vous pouvez activer jusqu'à quatre champs supplémentaires que vous pouvez nommer et remplir individuellement. Vous contrôlez la sortie de ces champs sur le document dans le concepteur de documents.

Factures récurrentes
Pour les factures récurrentes, vous disposez de champs spécifiques :

• Expédition active :
  Vous pouvez déterminer si la facture doit être envoyée automatiquement.
• Date de début / Date de fin :
  Définissez la période pendant laquelle la facture récurrente doit être déclenchée.
• Fréquence :
  Définissez l'intervalle (hebdomadaire, toutes les deux semaines, tous les quatre semaines, mensuel, tous les trois mois, tous les six mois, annuel). À partir de "mensuel", vous pouvez également choisir "dernier jour du mois".

Utilisation :
Ces champs permettent de créer des documents structurés et efficaces. Ils vous aident à respecter les délais, à affecter correctement les paiements et à présenter clairement les informations supplémentaires. Le numérotation automatique et la possibilité de stocker des références et des coordonnées bancaires facilitent le suivi et le traitement de vos transactions commerciales.

Remarques et conseils

• Vous pouvez définir dans le concepteur de documents quels champs doivent apparaître sur le PDF final. Vous contrôlez ainsi les informations supplémentaires que votre client voit.
• Vous pouvez nommer individuellement les quatre champs supplémentaires dans les paramètres pour les adapter au mieux à vos processus.
• Utilisez le calcul automatique des dates d'échéance et de validité pour éviter les erreurs et gagner du temps.
• Pour les factures récurrentes, il est conseillé d'automatiser l'envoi pour ne pas manquer de délais et pour servir régulièrement et à temps vos clients.