Intestazione

Nella parte superiore dei documenti dei clienti in AbaNinja (come offerte, ordini, fatture, note di credito, documenti di trasporto e fatture ricorrenti) sono disponibili diversi campi utili per la creazione e la gestione dei documenti. Questi campi sono standardizzati, ma possono essere in parte personalizzati o nascosti.

I seguenti campi sono disponibili nella parte superiore dei documenti

• Data del documento:
  Ogni documento ha una data principale, che può essere diversamente indicata a seconda del tipo di documento (ad esempio, data della fattura, data dell'offerta, data dell'ordine). Questo campo è obbligatorio e costituisce la base per altre scadenze come la scadenza o la validità.

• Data di scadenza (fattura, nota di credito):
  La data di scadenza definisce fino a quando la fattura o la nota di credito deve essere pagata. Può essere impostata manualmente o calcolata automaticamente in base alle condizioni di pagamento impostate nelle impostazioni.

• Data di validità (solo offerta):
  Per le offerte può essere impostata una data di validità, entro la quale l'offerta è vincolante. È possibile scegliere la data manualmente o calcolarla automaticamente con i pulsanti rapidi (+10, +30).

• Data di consegna (ordine, fattura, documento di trasporto):
  La data di consegna indica quando la merce o il servizio viene o è stato consegnato. Questo campo è opzionale e può essere compilato se necessario.

• Numero di documento secondo il numero di serie:
  Ogni offerta, ogni ordine, ogni fattura, ecc. riceve automaticamente un numero progressivo secondo il numero di serie definito nelle impostazioni. Questo garantisce la tracciabilità e la chiarezza di tutti i documenti.

• Riferimento:
  Il campo di riferimento è disponibile in tutti i tipi di documenti e può essere utilizzato per riferimenti interni o esterni (ad esempio, numero d'ordine del cliente). La referenza viene stampata su richiesta sul documento.

• Dati bancari (ordine, fattura):
  Per gli ordini e le fatture è possibile selezionare i dati bancari, che verranno visualizzati sul documento e forniranno al cliente le informazioni necessarie per effettuare il pagamento.

• Campi liberi (fino a 4 campi aggiuntivi):
  Nelle impostazioni è possibile attivare fino a quattro campi aggiuntivi, che possono essere nominati e compilati individualmente. La visualizzazione di questi campi sul documento è gestita dal designer del documento.

Fatture ricorrenti
Per le fatture ricorrenti sono disponibili campi specifici:

• Spedizione attiva:
  è possibile determinare se la fattura deve essere inviata automaticamente.
• Data di inizio / Data di fine:
  Definisce il periodo in cui la fattura ricorrente deve essere attivata.
• Ogni quanto:
  In questo campo è possibile impostare l'intervallo (settimanale, ogni due settimane, ogni quattro settimane, mensile, ogni tre mesi, ogni sei mesi, annuale). A partire da "mensile" è possibile selezionare anche "ultimo giorno del mese".

Utilizzo

Questi campi consentono di creare documenti in modo strutturato ed efficiente. Aiutano a rispettare le scadenze, a gestire correttamente i pagamenti e a presentare in modo chiaro le informazioni aggiuntive. La numerazione automatica e la possibilità di inserire riferimenti e dati bancari facilitano il tracciamento e la gestione delle transazioni commerciali.

Note e suggerimenti

• È possibile impostare nel designer del documento quali campi devono essere visualizzati sul PDF finale. In questo modo è possibile controllare quali informazioni aggiuntive il cliente può vedere.
• I quattro campi aggiuntivi possono essere nominati individualmente nelle impostazioni (ad esempio "nome del progetto"), in modo da adattarli al meglio ai propri processi.
• Utilizzare il calcolo automatico delle date di scadenza e di validità per evitare errori e risparmiare tempo.
• Per le fatture ricorrenti è consigliabile automatizzare l'invio, in modo da non perdere le scadenze e servire regolarmente e puntualmente i clienti.