AbaClik AI
Mit AbaClik AI erfassen Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten Leistungen, Aufträge und Spesen direkt auf dem Smartphone und übergeben diese medienbruchfrei an AbaNinja.
Die App unterstützt Sie dabei, Belege mit Hilfe künstlicher Intelligenz automatisch zu erkennen, zu kontieren und je nach Bedarf weiterzuverrechnen oder an Mitarbeitende zurückzuerstatten.
Alle folgenden Funktionen können direkt in der Smartphone App AbaClik AI für iOS und Android ausgeführt werden.
Installation
Die App ist kostenlos für iOS im App Store bzw. für Android im Google PlayStore verfügbar.
iOS | Android |
Anbindung und Login
In AbaClik AI können Sie mit Ihrem persönlichen Login einloggen. Wählen Sie zuerst ob Sie einen Swiss21 AbaNinja oder einen DeepNinja Account besitzen.
Ein Video zu der Anbindung finden Sie in unserer Video-Playlist zu den Einstellungen unter "Anbindung AbaClik":
Video-Playlist Einstellungen (Vimeo)
In und Out Zeiten erfassen
Über die Kachel In Out erfassen Sie Kommen und Gehen Zeiten direkt in AbaClik AI, wahlweise per Stoppuhr oder durch manuelle Eingabe.
Die erfassten Zeiten werden automatisch in die In Out Zeiterfassung von AbaNinja übernommen und dort pro Mitarbeiter im Kalender und in den Auswertungen angezeigt.
Leistungen direkt auf Auftrag erfassen
Mit der Kachel Leistungen rapportieren Sie tägliche Arbeiten oder Absenzen und ordnen diese einem Kunden zu.
Verwenden Sie dabei ein Produkt vom Typ Dienstleistung, werden die verrechenbaren Leistungen in einem Auftrag des Kunden gesammelt, bis dieser geschlossen und in eine Rechnung umgewandelt wird.
Hinweise: Wird eine verrechenbare Leistungsart ausgewählt, erscheinen in der Erfassungsmaske von AbaClik zusätzliche Felder "Adresse" und "Dienstleistung". Die Option für verrechenbare Leistungsarten kann im AbaNinja unter Einstellungen > Leistungsart bei der entsprechenden Leistungsart eingestellt werden.
Aufträge erstellen
Mit der Kachel Aufträge werden alle Aufträge von AbaNinja zentral aufgelistet. Mit der künstlichen Intelligenz SamurAI können Sie via AbaClik AI Aufträge per Text- oder Spracheingabe erstellen und direkt versenden lassen.
Rechnungen als Kreditoren erfassen
In AbaClik AI können Sie Rechnungen fotografieren, der integrierte Dokument Scanner liest dabei Betrag Mehrwertsteuer Verkaufsstelle und teilweise auch das Zahlungsmittel automatisch aus.
Die so erfassten Belege werden als Lieferantenrechnungen in AbaNinja angelegt und möglichst automatisiert als Aufwand im Bereich Lieferanten verbucht.
Spesenbelege rückerstattbar erfassen
Spesenbelege, die Mitarbeitende bar oder mit privater Karte bezahlt haben, können in AbaClik AI als rückerstattbar markiert werden.
In AbaNinja entsteht daraus ein Lieferantenbeleg, aus dem Sie einen Zahlungsauftrag erstellen und den Betrag direkt auf das hinterlegte Bankkonto des Mitarbeiters überweisen können.
Verrechenbare Rechnungen und Spesen weiterverrechnen
Werden Belege in AbaClik AI als verrechenbar erfasst, muss ein Auftraggeber also Kunde ausgewählt werden.
Pro Beleg wird automatisch eine Position im Auftrag dieses Kunden angelegt, sodass das Belegtotal später zusammen mit Leistungen in einer Kundenrechnung weiterverrechnet werden kann.
Allgemeine Voraussetzungen und Hinweise für die Nutzung von AbaClik AI mit AbaNinja
Damit Zeiten, Leistungen und Spesen korrekt zugeordnet werden, muss der Mitarbeiter in der Zeiterfassung von AbaNinja erfasst sein. Erforderlich sind ein verknüpfter Benutzer ein aktives Anstellungsverhältnis damit die Übernahme aus AbaClik AI reibungslos funktioniert.
Die automatische Verarbeitung von AbaClik‑Spesenbelegen kann in den Einstellungen aktiviert werden (Einstellungen > Lieferantenbelege).
Mit einem flexiblen Kontenplan (oder Abacus-Kontenplan) kann die automatische Verbuchung von aus AbaClik AI importierten Rechnungen über die Kontenzuweisung für AbaClik in den Einstellungen optimiert werden (Einstellungen > Kontenzuweisung AbaClik), damit wiederkehrende Rechnungsarten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand auf die richtigen Konten gebucht werden.