AbaClik AI

Avec AbaClik AI, vos employés peuvent enregistrer leurs heures de travail, leurs prestations, leurs commandes et leurs notes de frais directement sur leur smartphone et les transmettre sans interruption à AbaNinja.

L'application vous aide à reconnaître automatiquement les reçus grâce à l'intelligence artificielle, à les enregistrer et à les facturer ou à les rembourser aux employés en fonction de vos besoins.

Toutes les fonctions suivantes peuvent être exécutées directement dans l'application mobile AbaClik AI pour iOS et Android.

Installation

L'application est gratuite pour iOS dans l'App Store et pour Android dans le Google Play Store.

| iOS

| | Android

| | --- | --- | --- | ## Connexion et inscription

Dans AbaClik AI, vous pouvez vous connecter avec votre compte Swiss21 ou DeepBox personnel. Choisissez d'abord si vous possédez un compte Swiss21 AbaNinja ou DeepNinja.

Une vidéo sur la connexion est disponible dans notre playlist vidéo des paramètres sous "Connexion AbaClik":

Video-Playlist Paramètrtes (Vimeo)

Enregistrement des heures d'arrivée et de départ

Avec la tuile "In & Out", vous pouvez enregistrer les heures d'arrivée et de départ directement dans AbaClik AI, soit en utilisant un chronomètre, soit en saisissant manuellement les données.

Les heures enregistrées sont automatiquement transférées dans la gestion des heures d'entrée et de sortie d'AbaNinja et affichées dans le calendrier et les rapports pour chaque employé.

Enregistrement des prestations

Avec la tuile Prestations, vous pouvez enregistrer les travaux quotidiens ou les absences et les attribuer à un client.

Si vous utilisez un produit de type service, les prestations facturables sont collectées dans une commande du client jusqu'à ce qu'elle soit fermée et convertie en facture.

Remarque : si vous sélectionnez une prestation facturable, des champs supplémentaires "Adresse" et "Service" apparaissent dans l'écran de saisie d'AbaClik. L'option pour les prestations facturables peut être activée dans les paramètres d'AbaNinja sous Paramètres > Type de prestation pour la prestation concernée.

Création de commandes

Avec la tuile Commandes, toutes les commandes d'AbaNinja sont répertoriées de manière centralisée. Avec l'intelligence artificielle SamurAI, vous pouvez créer des commandes via AbaClik AI par saisie de texte ou vocale et les envoyer directement.

Enregistrement des factures comme créanciers

Dans AbaClik AI, vous pouvez photographier des factures, le scanner de documents intégré lit automatiquement le montant, la TVA, le lieu de vente et, dans certains cas, le moyen de paiement.

Les factures ainsi enregistrées sont enregistrées comme factures de fournisseurs dans AbaNinja et enregistrées automatiquement comme dépenses dans la rubrique Fournisseurs.

Enregistrement des notes de frais remboursables

Les notes de frais payées en espèces ou avec une carte personnelle peuvent être marquées comme remboursables dans AbaClik AI.

Dans AbaNinja, cela donne lieu à une facture de fournisseur, à partir de laquelle vous pouvez créer un ordre de paiement et transférer le montant directement sur le compte bancaire de l'employé.

Remarque : dans AbaNinja, créez une adresse avec les coordonnées bancaires privées de l'employé concerné et liez-la à son profil dans le système de suivi des heures. Ainsi, avec le drapeau actif "Remboursable", l'adresse de l'employé sera indiquée sur la facture dans AbaNinja au lieu de l'adresse de l'entreprise en tant que fournisseur ou destinataire de paiement.

Facturation des factures et des notes de frais

Si des factures sont enregistrées dans AbaClik AI comme facturables, un client doit être sélectionné.

Pour chaque facture, une position est automatiquement créée dans la commande de ce client, de sorte que le montant total de la facture puisse être facturé ultérieurement avec les prestations dans une facture client.

Conditions générales et remarques pour l'utilisation d'AbaClik AI avec AbaNinja

• Pour que les heures, les prestations et les notes de frais soient correctement attribués, l'employé doit être enregistré dans la gestion des temps d'AbaNinja. Il est nécessaire d'avoir un utilisateur lié et un contrat de travail actif pour que le transfert depuis AbaClik AI se déroule sans heurts.
• La transformation automatique des notes de frais AbaClik peut être activée dans les paramètres (Paramètres > Factures de fournisseurs).
• Avec un plan de comptes flexible (ou un plan de comptes Abacus), la comptabilisation automatique des factures importées depuis AbaClik AI peut être optimisée par l'attribution des comptes pour AbaClik dans les paramètres (Paramètres > Attribution des comptes AbaClik), de sorte que les types de factures récurrents soient automatiquement imputés sur les bons comptes sans travail supplémentaire manuel.