AbaClock (horloge de pointage)

Dans AbaNinja, les temps de travail d’un maximum de 21 collaborateurs ou 21 utilisateurs (propriétaire du compte inclus) peuvent être saisis. Grâce à la connexion avec la pointeuse AbaClock, vos collaborateurs peuvent également pointer leurs entrées et sorties de manière autonome. Les temps de travail sont automatiquement transmis à AbaNinja.

Dans ce guide, vous découvrirez étape par étape comment connecter l’AbaClock à votre compte AbaNinja.

Pour toute question ou pour l’acquisition d’une AbaClock, nous vous prions de prendre contact avec nos collègues : www.abaclock.ch

Prérequis

Afin de pouvoir synchroniser une AbaClock avec AbaNinja, les conditions suivantes sont nécessaires :

• Vous possédez un compte AbaNinja.

• Vous disposez au minimum d’un abonnement Basic pour Swiss21.

• Vous possédez une AbaClock, une application AbaClock ainsi que les tokens / badges correspondants pour vos collaborateurs.

• Vous avez créé les utilisateurs ou collaborateurs correspondants dans AbaNinja (Paramètres > Entreprise > Gestion des utilisateurs et Saisie du temps > Collaborateurs).

Configuration d’AbaClock

Avant la configuration, mettez à jour l’application AbaClock dans votre App Store ou téléchargez la version la plus récente.

AbaNinja est la source centrale des données affichées sur l’AbaClock. Cela signifie que chaque modification dans AbaNinja est consultée avant une action sur l’AbaClock et est donc utilisée comme version la plus récente des données. Il peut toutefois arriver qu’un pointage de sortie dans AbaNinja écrase un pointage de sortie provenant de l’AbaClock. Cela se produit lorsque le pointage de sortie a été enregistré sur l’AbaClock, mais que l’affichage dans AbaNinja est obsolète et n’a donc pas encore affiché ce pointage de sortie. En enregistrant un pointage saisi manuellement dans AbaNinja, le pointage provenant de l’AbaClock est alors écrasé. Les chapitres suivants expliquent la connexion entre AbaNinja et AbaClock et abordent les points les plus importants.

Pour pouvoir utiliser AbaNinja avec AbaClock 3, une connexion API est requise. Cela nécessite un abonnement payant. De plus, les collaborateurs qui doivent pointer leurs heures d’entrée et de sortie doivent être enregistrés dans AbaNinja et se trouver dans une relation de travail active.

Attention : si le token est supprimé, les AbaClocks qui ont utilisé ce token doivent également être reconnectées.

Un token API est nécessaire pour établir la connexion. Celui-ci peut être créé sous « Paramètres / Automatisation / Tokens API ». Il n’est affiché qu’une seule fois ; l’AbaClock doit donc être connectée à cette étape ou le code QR doit être enregistré.

Le nouveau token peut être généré en haut à droite via « Créer ». Une boîte de dialogue s’ouvre alors, dans laquelle vous pouvez attribuer une désignation. Dans le champ suivant, une description peut être ajoutée, par exemple avec des informations sur ce qui est exactement traité via celui-ci et quel iPad y a été connecté. Il est recommandé de créer un token distinct pour chaque AbaClock.

Une durée de validité doit ensuite être définie. Il est recommandé de la définir pour une période plus longue de quelques années ou de créer des entrées de calendrier afin de vous rappeler que l’AbaClock doit être reconnectée.

Sous les autorisations, les éléments suivants doivent être accordés :

• Adresses

• Paramètres

• Profil

• Saisie du temps

Le token peut ensuite être finalisé en haut à droite via « Enregistrer ».

Après l’enregistrement, le token est affiché une seule fois ; il peut être copié ou affiché sous forme de code QR.

Attention : le code permet de saisir et de lire des données via une interface. Veuillez le traiter comme des données d’accès à l’online banking et ne le communiquez à personne.

Enregistrez le token ou, si vous avez l’iPad à disposition, affichez le code QR et scannez-le avec l’AbaClock. Pour cela, l’application AbaClock 3 doit être ouverte et le bouton « Scanner le code QR » doit être sélectionné dans le menu de gauche via « Entreprise AbaNinja ». La caméra frontale de l’iPad s’ouvre alors et le code QR peut être scanné.

Une fois le code QR scanné, la connexion entre l’AbaClock et AbaNinja est terminée d’un point de vue technique.

Après la connexion, les options suivantes sont disponibles en plus de l’UUID de l’entreprise et du token d’authentification :

Descriptions des champs

Auto-badge après

Cette option permet de définir après quel délai suivant la reconnaissance du badge l’entrée ou la sortie doit être automatiquement pointée. Les options suivantes sont disponibles :

• Jamais
  Une interaction de l’utilisateur est toujours nécessaire pour qu’un pointage soit enregistré.

• Immédiatement
  Après la reconnaissance du badge, le collaborateur est immédiatement pointé à l’entrée ou à la sortie, sans qu’aucune interaction ne soit nécessaire.

• 3 secondes
  Après la reconnaissance du badge, le collaborateur est automatiquement pointé à l’entrée ou à la sortie après 3 secondes. Pendant ce délai, l’opération peut encore être annulée.

• 5 secondes
  Après la reconnaissance du badge, le collaborateur est automatiquement pointé à l’entrée ou à la sortie après 5 secondes. Pendant ce délai, l’opération peut encore être annulée.

Collaborateurs

Cette section affiche les collaborateurs. Elle permet également d’enregistrer, de modifier ou de supprimer le badge.

Supprimer

Supprime la connexion à AbaNinja lorsqu’elle n’est plus nécessaire ou lorsqu’un nouveau token a été créé.

En plus du token API, il est également possible de modifier en ligne l’ID du badge du collaborateur ainsi que de définir si le collaborateur doit avoir accès au menu AbaClock ou non. Cela est défini avec le paramètre « Est administrateur ». Ces paramètres sont disponibles dans AbaNinja sous « Saisie du temps / Collaborateurs ». Pour cela, sélectionnez un collaborateur, puis ouvrez « Configuration des connexions (applications) » via le menu à trois points. Vous pouvez y enregistrer l’ID du badge, par exemple à l’aide d’un lecteur de table, et activer la case à cocher indiquant si le collaborateur est un « Administrateur AbaClock » et peut donc consulter et modifier les paramètres sur l’AbaClock.

Temps de travail enregistrés

Les temps de travail sont désormais transmis à AbaNinja.

Informations sur AbaClock

Vous trouverez ici des informations supplémentaires et des réponses concernant AbaClock :

• FAQ / Mises à jour : https://downloads.abacus.ch/downloads/weitere-applikationsdokumente/zeiterfassung

• AbaSupport (pour les partenaires de distribution) : https://app.abasupport.abacus.ch/kb/KB-8302