AbaClock (orologio per il timbratura)

In AbaNinja è possibile registrare gli orari di lavoro di un massimo di 21 collaboratori o 21 utenti (incluso il proprietario dell’account). Grazie al collegamento con il terminale di timbratura AbaClock, i vostri collaboratori possono anche timbrare autonomamente l’entrata e l’uscita. Gli orari di lavoro vengono trasmessi automaticamente ad AbaNinja.

In questa guida scoprirete passo dopo passo come collegare AbaClock al vostro account AbaNinja.

Per domande o per l’acquisto di un’AbaClock, vi preghiamo di contattare i nostri colleghi: www.abaclock.ch

Prerequisiti

Per poter sincronizzare un’AbaClock con AbaNinja, sono necessari i seguenti prerequisiti:

• Possedete un account AbaNinja.

• Disponete almeno di un abbonamento Basic per Swiss21.

• Possedete un’AbaClock, un’app AbaClock e i token / badge corrispondenti per i vostri collaboratori.

• Avete registrato gli utenti o i collaboratori corrispondenti in AbaNinja (Impostazioni > Azienda > Gestione utenti e Rilevazione del tempo > Collaboratori).

Configurazione di AbaClock

Prima della configurazione, aggiornate l’app AbaClock nel vostro App Store oppure scaricate la versione più recente.

AbaNinja è la fonte centrale dei dati visualizzati su AbaClock. Ciò significa che ogni modifica in AbaNinja viene consultata prima di un’azione su AbaClock e viene quindi utilizzata come versione più aggiornata dei dati. Tuttavia, può accadere che una timbratura di uscita in AbaNinja sovrascriva una timbratura di uscita proveniente da AbaClock. Questo avviene quando la timbratura di uscita è stata registrata su AbaClock, ma la visualizzazione in AbaNinja è obsoleta e non ha quindi ancora mostrato questa timbratura di uscita. Salvando una timbratura inserita manualmente in AbaNinja, la timbratura proveniente da AbaClock viene quindi sovrascritta. Nei capitoli seguenti viene spiegato il collegamento tra AbaNinja e AbaClock e vengono trattati i punti più importanti.

Per poter utilizzare AbaNinja con AbaClock 3, è necessario un collegamento API. Ciò richiede un abbonamento a pagamento. Inoltre, i collaboratori che devono timbrare gli orari di entrata e uscita devono essere registrati in AbaNinja e avere un rapporto di lavoro attivo.

Attenzione: se il token viene eliminato, devono essere ricollegate anche le AbaClock che hanno utilizzato questo token.

Per il collegamento è necessario un token API. Può essere creato in « Impostazioni / Automazione / Token API ». Viene visualizzato una sola volta; in questa fase è quindi necessario collegare AbaClock oppure salvare il codice QR.

Il nuovo token può essere generato tramite « Crea » in alto a destra. Si apre una finestra di dialogo nella quale è possibile assegnare una denominazione. Nel campo successivo è possibile aggiungere una descrizione, ad esempio con informazioni su ciò che viene elaborato esattamente tramite il token e su quale iPad è stato collegato. Si consiglia di creare un token separato per ogni AbaClock.

Deve inoltre essere definito un periodo di validità. Si consiglia di impostarlo per un periodo più lungo di alcuni anni oppure di utilizzare delle voci di calendario per ricordarsi che AbaClock deve essere ricollegata.

Nelle autorizzazioni devono essere concesse le seguenti autorizzazioni:

• Indirizzi

• Impostazioni

• Profilo

• Rilevazione del tempo

Il token può quindi essere completato tramite « Salva » in alto a destra.

Dopo il salvataggio, il token viene visualizzato una sola volta; può essere copiato oppure visualizzato come codice QR.

Attenzione: il codice consente di inserire e leggere dati tramite un’interfaccia. Trattatelo come credenziali di accesso all’online banking e non condividetelo con nessuno.

Salvate il token oppure, se avete l’iPad a portata di mano, visualizzate il codice QR e acquisitelo con AbaClock. A tale scopo, deve essere aperta l’app AbaClock 3 e, nel menu a sinistra, tramite « Azienda AbaNinja », deve essere premuto il pulsante « Scansiona codice QR ». Si aprirà quindi la fotocamera frontale dell’iPad e sarà possibile scansionare il codice QR.

Con la scansione del codice QR, il collegamento tecnico tra AbaClock e AbaNinja è completato.

Dopo il collegamento, oltre all’UUID dell’azienda e al token di autenticazione, sono disponibili le seguenti opzioni:

Descrizioni dei campi

Auto-badge dopo

Questa opzione consente di definire dopo quanto tempo dal riconoscimento del badge deve avvenire automaticamente la timbratura di entrata o uscita. Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Mai
  È sempre necessaria un’interazione dell’utente affinché venga registrata una timbratura.

• Immediatamente
  Dopo il riconoscimento del badge, il collaboratore viene timbrato immediatamente in entrata o in uscita, senza che sia necessaria alcuna interazione.

• 3 secondi
  Dopo il riconoscimento del badge, il collaboratore viene automaticamente timbrato in entrata o in uscita dopo 3 secondi. Durante questo periodo, l’operazione può ancora essere annullata.

• 5 secondi
  Dopo il riconoscimento del badge, il collaboratore viene automaticamente timbrato in entrata o in uscita dopo 5 secondi. Durante questo periodo, l’operazione può ancora essere annullata.

Collaboratori

Questa sezione mostra i collaboratori. Da qui è anche possibile registrare, modificare o eliminare il badge.

Elimina

Elimina il collegamento ad AbaNinja quando non è più necessario oppure quando è stato creato un nuovo token.

Oltre al token API, è possibile modificare online anche il BadgeID del collaboratore, nonché definire se il collaboratore deve avere accesso al menu AbaClock. Questo viene definito tramite l’impostazione « È amministratore ». Queste impostazioni sono disponibili in AbaNinja in « Rilevazione del tempo / Collaboratori ». A tale scopo, selezionate un collaboratore e aprite « Configurazione dei collegamenti (app) » tramite il menu con i tre punti. Qui è possibile registrare il BadgeID, ad esempio mediante un lettore da tavolo, e attivare la casella di controllo per indicare se il collaboratore è un « Amministratore AbaClock » e può quindi accedere e modificare le impostazioni su AbaClock.

Orari di lavoro registrati

Gli orari di lavoro vengono ora trasmessi ad AbaNinja.

Informazioni su AbaClock

Ulteriori informazioni e risposte su AbaClock sono disponibili qui:

• FAQ / Aggiornamenti: https://downloads.abacus.ch/downloads/weitere-applikationsdokumente/zeiterfassung

• AbaSupport (per partner di vendita): https://app.abasupport.abacus.ch/kb/KB-8302