Aperçu

Dans chaque type de document, vous voyez une liste de tous les documents enregistrés de ce type, avec les informations clés telles que le numéro, le destinataire, la date, le montant, le statut et le montant restant. La liste est divisée en onglets : Ouvert, Boîte de réception (si disponible), Terminé, Archivé, ainsi que l'onglet Tous pour une vue d'ensemble de tous les statuts des documents. En haut à droite, vous pouvez créer de nouveaux documents ou importer des documents (par exemple, "Créer une facture", "Importer une facture").

Barre d'onglets et filtres

• Ouvert : Affiche tous les documents non traités, tels que les brouillons, les factures envoyées ou les factures en retard.
• Terminé : Contient des documents terminés ou payés, ainsi que des documents regroupés par factures groupées.
• Archivé : Pour les documents qui ne sont plus nécessaires, mais qui sont conservés à des fins de preuve ; les documents sont déplacés dans cet onglet via l'action "Archiver".
• Tous (uniquement pour les abonnements payants) : Permet une recherche unifiée dans tous les onglets de statut, afin de trouver plus rapidement un document sans avoir à changer d'onglet.

En haut à gauche, vous trouverez des symboles pour actualiser la liste et un menu avec d'autres actions (par exemple, téléchargement massif au format ZIP dans les abonnements payants).

Recherche et filtres de champ

Au-dessus de l'en-tête de la table, il y a un champ de recherche central qui vous permet de rechercher du texte dans plusieurs colonnes de la liste (par exemple, le destinataire, le titre ou le numéro). Dans les abonnements payants, des champs d'entrée supplémentaires sont affichés en dessous, ce qui vous permet de filtrer spécifiquement les champs.

Cela vous permet de limiter très précisément les documents affichés, par exemple tous les relevés d'un client particulier dans la période sélectionnée ou avec une référence particulière.

À droite du champ de recherche, vous trouverez d'autres options de filtre, telles que le statut/le statut de relance, que vous pouvez ouvrir et combiner en cliquant sur l'icône de la balise (par exemple, seulement "En retard", "1ère relance" ou "Paiement partiel"). Cela facilite le travail ciblé avec des documents critiques comme les factures en retard dans le processus de relance.

Actions en masse (actions en masse) en fonction de la sélection et du type de document

À gauche de chaque ligne, il y a une case à cocher, avec laquelle vous pouvez marquer un ou plusieurs documents. Dès que vous avez sélectionné au moins une entrée, une barre d'actions en masse apparaît au-dessus de la liste, qui peut varier en fonction du type de document et du statut.

Des exemples typiques pour les factures des clients :

• Envoyer plusieurs factures par e-mail ou les préparer pour l'impression en même temps.
• Créer une facture groupée : sélectionnez plusieurs projets de facture pour le même destinataire et regroupez-les en une seule facture.
• Archiver plusieurs factures sans avoir à les ouvrir une par une.

Pour d'autres types de documents (offres, commandes, bons de livraison, avoirs), des actions en masse comparables sont disponibles, par exemple l'impression ou l'archivage de plusieurs documents en même temps. La liste exacte dépend du type de document concerné.

Navigation, tri et taille de page

Les en-têtes de colonne peuvent être cliqués pour trier la liste par ordre croissant ou décroissant, par exemple par échéance, date ou numéro. En bas de la liste, vous pouvez définir le nombre d'entrées par page (par exemple 10, 25, 50 ou 100) et parcourir les pages via la pagination. Ces paramètres vous aident à garder une vue d'ensemble lorsque vous avez beaucoup de documents et à naviguer efficacement dans les documents.

Utilisation, conseils et astuces

La vue d'ensemble des documents vous donne à tout moment un aperçu compact de tous les documents d'un type de document et de leur statut actuel, ce qui vous permet de repérer rapidement les tâches en attente telles que l'expédition, les paiements ou les rappels. Grâce à la recherche dans des champs spécifiques et à l'onglet Tous (dans le cadre d'un abonnement payant), vous pouvez rapidement trouver le document souhaité, même avec un grand volume de documents, et gagner du temps lors de demandes de support ou de clarifications internes.

Grâce aux actions en masse, vous pouvez effectuer des tâches récurrentes telles que l'expédition, l'archivage ou les factures groupées en quelques étapes pour plusieurs documents, ce qui accélère considérablement votre travail quotidien. Veillez à vérifier soigneusement la sélection avant de procéder à des actions en masse (indication "n entrées sélectionnées" en haut à droite) pour éviter les actions involontaires. Utilisez également les filtres par statut et par niveau de relance pour traiter les factures en attente ou déjà relancées une par une et ainsi structurer votre gestion des relances.