Übersicht

In jeder Dokumentart sehen Sie eine Listenansicht aller erfassten Belege dieser Art mit den wichtigsten Informationen wie Nummer, Empfänger, Datum, Betrag, Status und offenem Betrag. Die Liste ist in Tabs unterteilt: Offen, Inbox (falls vorhanden), Erledigt, Archiviert sowie der zusätzliche Tab Alle für eine zusammengefasste Sicht über sämtliche Belegstatus. Oben rechts erstellen Sie neue Dokumente oder importieren Belege (z.B. „Rechnung erstellen“, „Rechnung importieren“).

Tab-Leiste und Filter

• Offen: Zeigt alle noch nicht erledigten Belege, z.B. Entwürfe, versendete oder fällige Rechnungen.
• Erledigt: Enthält abgeschlossene oder bezahlte Belege sowie z.B. zusammengefasste Dokumente nach Sammelrechnungen.
• Archiviert: Für nicht mehr benötigte, aber aus Nachweisgründen aufbewahrte Dokumente; Dokumente werden über die Aktion „Archivieren“ in diesen Tab verschoben.
• Alle (nur kostenpflichtiges Abo): Ermöglicht eine einheitliche Suche über alle Status-Tabs hinweg, damit Sie einen Beleg schneller finden, ohne den Tab wechseln zu müssen.

Zusätzlich stehen oben links Symbole zum Aktualisieren der Liste sowie ein Menü mit weiteren Aktionen (z.B. Massendownload im ZIP-Format im kostenpflichtigen Abo).

Suche und Feldfilter

Über dem Tabellenkopf befindet sich ein zentrales Suchfeld, mit dem Sie nach Text in mehreren Spalten der Liste suchen können (z.B. nach Empfänger, Titel oder Nummer). Im kostenpflichtigen Abo werden darunter zusätzliche Eingabefelder pro Spalte eingeblendet, mit denen Sie gezielt nach spezifischen Feldern filtern können.

So grenzen Sie die angezeigten Belege sehr präzise ein, etwa alle Rechnungen eines bestimmten Kunden im gewählten Zeitraum oder mit einer bestimmten Referenz.

Rechts neben dem Suchfeld finden Sie weitere Filter-Optionen, zum Beispiel nach Status/Mahnstatus, die Sie über das Tag-Symbol öffnen und kombinieren können (z.B. nur „Fällig“, „1. Mahnung“ oder „Teilzahlung“). Dies erleichtert das gezielte Arbeiten mit kritischen Belegen wie überfälligen Rechnungen im Mahnwesen.

Massenaktionen (Bulkactions) je nach Auswahl und Dokumentart

Links in jeder Zeile steht eine Checkbox, mit der Sie einzelne oder mehrere Belege markieren können. Sobald mindestens ein Eintrag ausgewählt ist, erscheint oberhalb der Liste eine Leiste mit Massenaktionen, die je nach Dokumentart und Status variieren können.

Typische Beispiele bei Kundenrechnungen:

• Mehrere Rechnungen gleichzeitig per E‑Mail versenden oder zum Druck vorbereiten.
• Sammelrechnung erstellen: Markieren Sie mehrere Rechnungsentwürfe für denselben Empfänger und fassen Sie diese zu einer Sammelrechnung zusammen.
• Mehrere Rechnungen archivieren, ohne jede Rechnung einzeln öffnen zu müssen.

Bei anderen Dokumentarten (Offerten, Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften) stehen vergleichbare Massenaktionen zur Verfügung, z.B. Drucken oder Archivieren mehrerer Belege auf einmal. Die genaue Liste hängt von der jeweiligen Dokumentart ab.

Navigation, Sortierung und Seitengrösse

Die Spaltenüberschriften können angeklickt werden, um die Liste auf- oder absteigend zu sortieren, z.B. nach Fälligkeit, Datum oder Nummer. Unten in der Liste definieren Sie, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden (z.B. 10, 25, 50 oder 100) und blättern über die Paginierung durch die Seiten. Diese Einstellungen helfen Ihnen, bei vielen Dokumenten die Übersicht zu bewahren und effizient durch die Belege zu navigieren.

Nutzen sowie Hinweise und Tipps

Die Dokumentübersicht gibt Ihnen jederzeit einen kompakten Überblick über alle Belege einer Dokumentart und deren aktuellen Status, sodass Sie offene Aufgaben wie Versand, Zahlungseingänge oder Mahnungen rasch erkennen. Dank der Suche in spezifischen Feldern und dem Tab Alle (im kostenpflichtigen Abo) finden Sie auch bei grossem Belegvolumen schnell den gewünschten Beleg und sparen Zeit bei Supportanfragen oder internen Abklärungen.

Durch die Massenaktionen können Sie wiederkehrende Aufgaben wie Versand, Archivierung oder Sammelrechnungen in wenigen Schritten für mehrere Dokumente ausführen, was die tägliche Arbeit deutlich beschleunigt. Achten Sie darauf, vor Massenaktionen die Auswahl sorgfältig zu prüfen (Hinweis bei „n Einträge selektiert“ oben rechts), um unbeabsichtigte Aktionen zu vermeiden. Nutzen Sie ausserdem die Filter nach Status und Mahnstufe, um nacheinander alle fälligen oder bereits gemahnten Rechnungen abzuarbeiten und so Ihr Mahnwesen strukturiert zu führen.