Panoramica

In ogni tipo di documento, vedrete una vista a elenco di tutti i documenti registrati di questo tipo, con le informazioni principali come numero, destinatario, data, importo, stato e importo aperto. L'elenco è suddiviso in schede: Aperto, Inbox (se presente), Fatto, Archiviato e la scheda aggiuntiva Tutti per una vista aggregata di tutti gli stati dei documenti. In alto a destra, è possibile creare nuovi documenti o importare documenti (ad esempio, "Crea fattura", "Importa fattura").

Barra delle schede e filtri

• Aperto: Mostra tutti i documenti non ancora completati, ad esempio bozze, fatture inviate o fatture scadute.
• Fatto: Contiene documenti completati o pagati e, ad esempio, documenti riepilogativi per fatture cumulative.
• Archiviato: Per i documenti non più necessari, ma conservati per motivi di prova; i documenti vengono spostati in questa scheda tramite l'azione "Archivia".
• Tutti (solo abbonamento a pagamento): Consente una ricerca unificata su tutti i tab degli stati, in modo da trovare un documento più rapidamente senza dover cambiare scheda.

Inoltre, in alto a sinistra sono presenti simboli per aggiornare l'elenco e un menu con altre azioni (ad esempio, download di massa in formato ZIP nell'abbonamento a pagamento).

Ricerca e filtri di campo

Sopra la testata della tabella è presente un campo di ricerca centrale che consente di cercare testo in più colonne della lista (ad esempio, per ricevuta, titolo o numero). Nell'abbonamento a pagamento, sotto di esso vengono visualizzati ulteriori campi di input per ogni colonna, che consentono di filtrare in modo specifico i campi specifici.

In questo modo è possibile restringere molto precisamente i documenti visualizzati, ad esempio tutte le fatture di un determinato cliente nel periodo selezionato o con un determinato riferimento.

A destra del campo di ricerca sono presenti ulteriori opzioni di filtro, ad esempio per stato/stato di sollecito, che è possibile aprire e combinare tramite il simbolo della tag. Ciò facilita il lavoro mirato con i documenti critici come le fatture scadute nel sistema di sollecito.

Azioni di massa (Bulkactions) in base alla selezione e al tipo di documento

A sinistra di ogni riga è presente una casella di controllo, con cui è possibile contrassegnare singoli o più documenti. Una volta selezionato almeno un elemento, sopra la lista compare una barra con le azioni di massa, che possono variare a seconda del tipo di documento e dello stato.

Esempi tipici per le fatture dei clienti:

• Inviare per e-mail o preparare per la stampa più fatture contemporaneamente.
• Creare una fattura cumulativa: selezionare più bozze di fattura per lo stesso destinatario e raggrupparle in una fattura cumulativa.
• Archiviare più fatture senza dover aprire ogni fattura singolarmente.

Per altri tipi di documenti (offerte, ordini, distinte di consegna, note di credito) sono disponibili azioni di massa analoghe, ad esempio la stampa o l'archiviazione di più documenti contemporaneamente. La lista esatta dipende dal tipo di documento specifico.

ntestazioni delle colonne

È possibile fare clic sulle intestazioni delle colonne per ordinare la lista in ordine crescente o decrescente, ad esempio in base alla scadenza, alla data o al numero. In fondo alla lista è possibile definire il numero di voci da visualizzare per pagina (ad esempio 10, 25, 50 o 100) e sfogliare le pagine tramite la paginazione. Queste impostazioni aiutano a mantenere la panoramica quando si hanno molti documenti e a navigare in modo efficiente tra le fatture.

Utilizzo, suggerimenti e consigli

La panoramica dei documenti fornisce in ogni momento una panoramica compatta di tutti i documenti di una determinata categoria e del loro stato attuale, in modo da poter individuare rapidamente i compiti aperti come la spedizione, i pagamenti in entrata o le lettere di sollecito. Grazie alla ricerca in campi specifici e alla scheda Tutti (disponibile solo con l'abbonamento a pagamento), è possibile trovare rapidamente la fattura desiderata anche in caso di grande volume di fatture e risparmiare tempo nelle richieste di assistenza o nelle verifiche interne.

Grazie alle azioni di massa è possibile eseguire compiti ricorrenti come la spedizione, l'archiviazione o le fatture di gruppo in pochi passaggi per più documenti, il che velocizza notevolmente il lavoro quotidiano. Si consiglia di verificare attentamente la selezione prima di eseguire azioni di massa (avviso "n voci selezionate" in alto a destra) per evitare azioni involontarie. Si consiglia inoltre di utilizzare i filtri per lo stato e il livello di sollecito per elaborare di seguito tutte le fatture scadute o già sollecitate, in modo da gestire in modo strutturato il proprio sistema di sollecito.