Enregistrer / importer / approuver les factures fournisseurs
Dans AbaNinja, vous ne pouvez importer des factures fournisseurs que via la fonction "Enregistrer les factures fournisseurs". Cela signifie que vous téléchargez le document correspondant (par exemple, PDF, PNG, JPG, JPEG), ce qui permet à l'application de lire automatiquement les données importantes telles que l'adresse, les montants, la TVA et les informations de paiement, et de les transférer dans le formulaire d'enregistrement.
Procédure - étape par étape
- Sélectionnez le bouton "Enregistrer les factures fournisseurs" dans la section Factures fournisseurs.
- Dans l'étape suivante, cliquez sur "Télécharger des documents" et choisissez la facture souhaitée sur votre ordinateur ou téléchargez-la par glisser-déposer.
- Après le téléchargement, la fenêtre d'enregistrement s'ouvre. Ici, les données lues sont affichées, y compris l'adresse, la date de facturation et d'échéance, les positions, les montants, le taux de TVA et les informations de paiement.
- Vérifiez soigneusement toutes les informations saisies. Vous pouvez ajuster ou compléter tous les champs tels que la comptabilisation, les montants ou les taux de TVA si nécessaire.
- Enregistrez la facture pour la conserver en statut "Ouvert", ou approuvez-la directement si toutes les informations sont correctes.
Approuver les factures fournisseurs
Après avoir vérifié et éventuellement modifié les données, vous pouvez approuver la facture fournisseur via le bouton "Approuver". Ce n'est qu'après l'approbation que la facture est enregistrée dans la comptabilité et reçoit le statut "Confirmé". Ensuite, la facture fournisseur est disponible pour le processus de paiement. Vous pouvez également déléguer l'approbation à une autre personne autorisée dans l'entreprise. Pour saisir un paiement pour une facture fournisseur en statut "Confirmé", cliquez sur les trois points (actions) dans le résumé ou dans la vue détaillée de la facture et sélectionnez "Saisir le paiement". Ensuite, vous pouvez saisir les détails du paiement et les enregistrer.
Avantages
Cette procédure garantit que toutes les factures fournisseurs sont traitées de manière numérique, efficace et traçable. La reconnaissance automatique des données permet d'économiser du temps et de réduire les sources d'erreur. Grâce à la vérification et à l'approbation centrales, vous gardez toujours le contrôle sur vos factures d'achat.
Remarques et conseils
- Vous ne pouvez traiter que les factures importées. Une saisie manuelle et entièrement libre sans importation n'est pas prévue.
- Après l'importation, vérifiez toujours les informations de paiement lues, en particulier les coordonnées bancaires et les références, pour éviter les problèmes de paiement ultérieurs.
- Utilisez la possibilité de stocker des suggestions de comptabilisation pour les fournisseurs récurrents, de sorte que la comptabilisation soit automatiquement proposée.
- Après l'approbation, vous pouvez éventuellement créer directement un ordre de paiement et le transmettre à la banque, si une connexion bancaire existe.
- Les factures en statut "Ouvert" peuvent encore être modifiées; après l'approbation, seules des modifications limitées sont possibles.