Lieferantenbeleg erfassen / importieren / freigeben

In AbaNinja können Sie Lieferantenbelege ausschliesslich über die Funktion "Lieferantenbeleg erfassen" importieren. Das bedeutet, Sie laden das entsprechende Belegdokument (z.B. PDF, PNG, JPG, JPEG) hoch, woraufhin die Software automatisch die wichtigsten Daten wie Adresse, Beträge, MWST und Zahlungsinformationen ausliest und in die Erfassungsmaske überträgt.

Vorgehen – Schritt für Schritt

• Wählen Sie im Bereich Lieferantenbelege die Schaltfläche Lieferantenbeleg erfassen.

• Im nächsten Schritt klicken Sie auf Dokumente hochladen und wählen den gewünschten Beleg von Ihrem Computer aus oder laden den Beleg per Drag & Drop hoch.

• Nach dem Upload öffnet sich die Erfassungsmaske. Hier werden die ausgelesenen Daten angezeigt, inklusive Adresse, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Positionen, Beträgen, MWST-Satz und Zahlungsinformationen.

• Prüfen Sie alle übernommenen Angaben sorgfältig. Sie können sämtliche Felder wie Kontierung, Beträge oder Steuersätze anpassen oder ergänzen, falls nötig.

• Speichern Sie den Beleg, um ihn im Status Offen zu behalten, oder geben Sie ihn direkt frei, wenn alle Angaben korrekt sind.

Lieferantenbeleg freigeben
Nach der Prüfung und eventuellen Anpassung der Daten können Sie den Lieferantenbeleg über die Schaltfläche Freigeben zur Zahlung freigeben. Erst nach der Freigabe wird der Beleg in der Buchhaltung verbucht und erhält den Status Bestätigt. Im Anschluss steht der Lieferantenbeleg für den Zahlungsprozess zur Verfügung. Sie können die Freigabe auch an eine andere berechtigte Person im Unternehmen delegieren. Um eine Zahlung für einen Lieferantenbeleg im Status "Bestätigt" einzugeben, klicken Sie in der Übersicht oder in der Detailansicht des Belegs auf die drei Punkte (Aktionen) und wählen Sie "Zahlung eingeben" aus. Anschliessend können Sie die Zahlungsdetails erfassen und speichern.

Nutzen
Dieses Vorgehen stellt sicher, dass alle Lieferantenbelege digital, effizient und nachvollziehbar verarbeitet werden. Die automatische Datenerkennung spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Durch die zentrale Prüfung und Freigabe behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Eingangsrechnungen.

Hinweise und Tipps

• Sie können nur importierte Belege weiterverarbeiten. Eine manuelle, komplett freie Erfassung ohne Import ist nicht vorgesehen.

• Prüfen Sie nach dem Import immer die ausgelesenen Zahlungsinformationen, insbesondere Bankverbindungen und Referenzen, um spätere Zahlungsprobleme zu vermeiden.

• Nutzen Sie die Möglichkeit, Kontovorschläge für wiederkehrende Lieferanten zu hinterlegen, damit die Kontierung automatisch vorgeschlagen wird.

• Nach der Freigabe kann optional direkt ein Zahlungsauftrag erstellt und an die Bank übermittelt werden, sofern eine Bankanbindung besteht.

• Belege im Status Offen können noch bearbeitet werden; nach der Freigabe sind nur noch eingeschränkte Änderungen möglich.