Registrazione/importazione/approvazione dei documenti di acquisto
In AbaNinja, è possibile importare i documenti di acquisto esclusivamente tramite la funzione "Registrazione dei documenti di acquisto". Ciò significa che si carica il documento di fatturazione corrispondente (ad esempio, PDF, PNG, JPG, JPEG), e il software legge automaticamente i dati più importanti come l'indirizzo, le somme, l'IVA e le informazioni di pagamento e li trasferisce nella maschera di registrazione.
Procedura - passo dopo passo
- Selezionare il pulsante Registrazione dei documenti di acquisto nella sezione Documenti di acquisto.
- Nel passaggio successivo, fare clic su Carica documenti e selezionare la fattura desiderata dal computer o caricarla tramite trascinamento della selezione.
- Dopo l'upload, si apre la maschera di registrazione. Qui vengono visualizzati i dati letti, compreso l'indirizzo, la data di fatturazione e di scadenza, le posizioni, le somme, l'aliquota IVA e le informazioni di pagamento.
- Controllare attentamente tutti i dati importati. È possibile modificare o integrare tutti i campi come la contabilizzazione, le somme o le aliquote IVA, se necessario.
- Salvare il documento per mantenerlo aperto o approvarlo direttamente se tutti i dati sono corretti.
Approvazione del documento di acquisto
Dopo aver controllato e, se necessario, modificato i dati, è possibile approvare il documento di acquisto tramite il pulsante Approva. Solo dopo l'approvazione il documento viene registrato in contabilità e riceve lo status di Confermato. A questo punto, il documento di acquisto è disponibile per il processo di pagamento. È possibile delegare l'approvazione a un'altra persona autorizzata dell'azienda. Per inserire un pagamento per un documento di acquisto con status Confermato, fare clic sui tre punti (Azioni) nella panoramica o nella vista dettagliata del documento e selezionare "Inserisci pagamento". Successivamente, è possibile inserire i dettagli di pagamento e salvarli.
Vantaggi
Questo procedimento garantisce che tutti i documenti di acquisto vengano elaborati in modo digitale, efficiente e tracciabile. La lettura automatica dei dati fa risparmiare tempo e riduce le fonti di errore. Grazie al controllo e all'approvazione centralizzati, si mantiene sempre il controllo sui propri documenti di acquisto.
Consigli e suggerimenti
- È possibile elaborare solo i documenti di acquisto importati. Una registrazione manuale completamente libera senza importazione non è prevista.
- Dopo l'importazione, controllare sempre le informazioni di pagamento lette, in particolare le coordinate bancarie e le referenze, per evitare problemi di pagamento in seguito.
- Sfruttare la possibilità di memorizzare i suggerimenti di contabilizzazione per i fornitori ricorrenti, in modo che la contabilizzazione venga suggerita automaticamente.
- Dopo l'approvazione, è possibile creare opzionalmente un ordine di pagamento e trasmetterlo alla banca, se esiste una connessione bancaria.
- I documenti di acquisto aperti possono essere ancora elaborati; dopo l'approvazione, sono possibili solo modifiche limitate.