Rechnungen mit AbaNet empfangen
Mit dem kostenpflichtigen Zusatzmodul AbaNet können Sie Lieferantenrechnungen (z.B. als PDF) direkt und automatisiert in AbaNinja empfangen, ohne diese manuell importieren zu müssen. Ihre Lieferanten senden die Rechnungen an eine spezielle, virtuelle E-Mail-Adresse, die Ihrem AbaNinja-Account zugeordnet ist. Die empfangenen Rechnungen erscheinen dann automatisch im Bereich Lieferantenbelege und können dort weiterverarbeitet werden.
Funktion und Ablauf
Nach der Aktivierung des Zusatzmoduls AbaNet in Ihrem Account finden Sie die für den Rechnungsempfang benötigte E-Mail-Adresse unter:
Einstellungen > Unternehmen > Abonnement und Zusatzmodule > AbaNet.Geben Sie diese E-Mail-Adresse an Ihre Lieferanten weiter. Alternativ können Sie in Ihrem E-Mail-System eine Weiterleitung oder ein Alias einrichten, damit Sie weiterhin mit Ihrer eigenen Firmen-Domain auftreten können (z.B. invoice@ihrefirma.ch).
Sobald ein Lieferant eine Rechnung an diese Adresse sendet, wird das Dokument automatisch im Menüpunkt Lieferanten > Lieferantenbelege mit dem Status "Entwurf" abgelegt.
Sie können die Rechnung nun wie gewohnt prüfen, ergänzen, freigeben und für die Zahlung weiterverarbeiten.
Nutzen
Sie sparen Zeit, da der manuelle Import von Lieferantenrechnungen entfällt.
Die digitale Ablage und der automatisierte Prozess reduzieren Fehlerquellen und erhöhen die Effizienz in Ihrer Buchhaltung.
Sie behalten stets den Überblick über alle eingegangenen Lieferantenrechnungen und deren Status.
Hinweise und Tipps
Die Aktivierung und die Kosten für das Zusatzmodul AbaNet werden im Swiss21-Portal oder im Helpdesk erläutert. Prüfen Sie vorab, ob das Modul in Ihrem Abonnement enthalten ist oder separat gebucht werden muss.
Die virtuelle E-Mail-Adresse ist spezifisch für Ihren Account. Geben Sie diese nur an vertrauenswürdige Lieferanten weiter.
Sie können im E-Mail-System eine Weiterleitung einrichten, damit Rechnungen, die an Ihre gewohnte Firmenadresse gesendet werden, automatisch an die AbaNet-Adresse weitergeleitet werden.
Prüfen Sie regelmässig den Bereich Lieferantenbelege, um neue Rechnungen zeitnah zu verarbeiten.
Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, für Ihre Lieferanten einen automatisierten Prozess einzurichten, damit alle Rechnungen direkt und ohne Medienbruch in Ihr AbaNinja gelangen. So optimieren Sie Ihren digitalen Workflow und sparen wertvolle Zeit in der Buchhaltung.