QR-Rechnungen importieren und bezahlen

Seit Ende Juni 2020 ist in der Schweiz die QR-Rechnung der Standard für Zahlungen und hat die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine abgelöst. In AbaNinja können Sie Lieferantenrechnungen mit QR-Zahlteil ganz einfach importieren, freigeben und bezahlen. Beim Import einer solchen Rechnung werden die Zahlungsinformationen automatisch aus dem QR-Code ausgelesen und für den Zahlungsauftrag übernommen. Sie müssen keine speziellen Voraussetzungen erfüllen – der Import und die Bezahlung funktionieren wie gewohnt.

Nutzen

• Sie sparen Zeit, da die Zahlungsdaten (wie IBAN, Betrag, Empfänger) automatisch erkannt und übernommen werden.

• Die Gefahr von Übertragungsfehlern beim Abtippen entfällt.

• Die Weiterverarbeitung, Freigabe und Bezahlung der Lieferantenrechnung erfolgt nahtlos im gewohnten Prozess von AbaNinja.

Missbrauchsprävention

Mit der QR-Rechnung entstehen neben vielen Vorteilen auch neue Risiken, etwa durch Manipulationen im QR-Code. In seltenen Fällen können die Daten im QR-Code von den aufgedruckten Informationen abweichen. Um Sie vor solchen Betrugsversuchen zu schützen, prüft AbaNinja automatisch, ob die im QR-Code enthaltenen Daten mit den sichtbaren Angaben auf dem Zahlteil übereinstimmen. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie einen Hinweis direkt im System.

Bitte beachten Sie: Die finale Verantwortung für die Ausführung und Korrektheit der Zahlungsaufträge liegt weiterhin bei Ihnen. Der integrierte Prüfmechanismus bietet eine zusätzliche Sicherheitsstufe, kann aber nicht alle Manipulationen mit absoluter Sicherheit erkennen.

Hinweise und Tipps

• Sie benötigen keine speziellen Einstellungen oder Zusatzmodule, um QR-Rechnungen zu importieren.

• Prüfen Sie bei einer Hinweis-Meldung die Zahlungsinformationen sorgfältig, bevor Sie einen Zahlungsauftrag freigeben.

• Nutzen Sie die Möglichkeit, neue oder abweichende Bankverbindungen direkt bei der Adresse zu speichern.

• Der QR-Zahlteil erleichtert auch die spätere Abstimmung von Zahlungen, da Referenznummern und Beträge eindeutig zugeordnet werden können.

• Archivieren Sie erledigte Lieferantenbelege, um die Übersicht zu behalten – auch archivierte Belege können jederzeit wiederhergestellt werden.

Tipp: Nutzen Sie den automatischen Import und die intelligente Prüfung, um Ihre Prozesse sicherer und effizienter zu gestalten. Achten Sie dennoch immer auf Plausibilität der Zahlungsdaten, insbesondere bei neuen oder ungewohnten Lieferanten.