Importer et payer des factures QR
Depuis la fin juin 2020, la facture QR est le standard de paiement en Suisse et a remplacé les anciens bulletins de versement rouges et orange. Dans AbaNinja, vous pouvez facilement importer, approuver et payer des factures fournisseurs avec un code QR. Lors de l'importation d'une telle facture, les informations de paiement sont automatiquement lues dans le code QR et utilisées pour la commande de paiement. Vous n'avez pas besoin de remplir des conditions particulières - l'importation et le paiement fonctionnent comme d'habitude.
Avantages
- Vous économisez du temps, car les données de paiement (telles que l'IBAN, le montant, le destinataire) sont automatiquement reconnues et reprises.
- Le risque d'erreurs de saisie lors de la frappe manuelle est éliminé.
- Le traitement ultérieur, l'approbation et le paiement de la facture fournisseur s'effectuent sans heurt dans le processus habituel d'AbaNinja.
Prévention des abus
Avec la facture QR, outre de nombreux avantages, de nouveaux risques apparaissent également, comme la manipulation du code QR. Dans de rares cas, les données du code QR peuvent différer des informations imprimées. Pour vous protéger contre de telles tentatives de fraude, AbaNinja vérifie automatiquement si les données contenues dans le code QR correspondent aux informations visibles sur le bulletin de versement. En cas de divergence, vous recevez une notification directement dans le système.
Remarque : la responsabilité finale de l'exécution et de la validité des ordres de paiement vous incombe toujours. Le mécanisme de contrôle intégré offre une couche de sécurité supplémentaire, mais ne peut pas détecter toutes les manipulations avec une certitude absolue.
Conseils et astuces
- Vous n'avez pas besoin de paramètres ou de modules supplémentaires spéciaux pour importer des factures QR.
- Vérifiez attentivement les informations de paiement lorsque vous recevez un message d'avertissement avant de libérer une commande de paiement.
- Utilisez la possibilité de stocker de nouvelles ou de différentes coordonnées bancaires directement à l'adresse.
- Le code QR facilite également le rapprochement ultérieur des paiements, car les numéros de référence et les montants peuvent être clairement attribués.
- Archivez les factures fournisseurs traitées pour conserver une vue d'ensemble - même les factures archivées peuvent être restaurées à tout moment.
Conseil : utilisez l'importation automatique et la vérification intelligente pour rendre vos processus plus sûrs et plus efficaces. Toutefois, veillez toujours à la plausibilité des données de paiement, en particulier pour les nouveaux ou les fournisseurs inhabituels.