Recevoir des factures avec AbaNet
Grâce au module complémentaire payant AbaNet, vous pouvez recevoir automatiquement des factures de fournisseurs (par exemple, au format PDF) directement dans AbaNinja, sans avoir à les importer manuellement. Vos fournisseurs envoient les factures à une adresse e-mail virtuelle spécifique qui est associée à votre compte AbaNinja. Les factures reçues apparaissent alors automatiquement dans la section Factures fournisseurs et peuvent être traitées plus loin.
Fonctionnement et processus
- Une fois que vous avez activé le module complémentaire AbaNet dans votre compte, vous trouverez l'adresse e-mail nécessaire pour recevoir les factures sous : Paramètres > Entreprise > Abonnement et modules complémentaires > AbaNet.
- Transmettez cette adresse e-mail à vos fournisseurs. Alternativement, vous pouvez configurer une redirection ou un alias dans votre système de messagerie afin de continuer à apparaître avec votre propre domaine d'entreprise (par exemple, facture@votreentreprise.ch).
- Dès qu'un fournisseur envoie une facture à cette adresse, le document est automatiquement enregistré dans le menu Factures fournisseurs avec le statut "Brouillon".
- Vous pouvez ensuite vérifier, compléter, approuver et traiter la facture pour le paiement comme d'habitude.
Avantages
- Vous économisez du temps, car l'importation manuelle des factures des fournisseurs n'est plus nécessaire.
- Le stockage numérique et le processus automatisé réduisent les sources d'erreur et augmentent l'efficacité dans votre comptabilité.
- Vous gardez toujours un œil sur toutes les factures des fournisseurs reçues et leur statut.
Remarques et conseils
- L'activation et les coûts du module complémentaire AbaNet sont expliqués sur le portail Swiss21 ou dans le service d'assistance. Vérifiez avant de l'activer si le module est inclus dans votre abonnement ou s'il doit être réservé séparément.
- L'adresse e-mail virtuelle est spécifique à votre compte. Ne la transmettez qu'aux fournisseurs de confiance.
- Vous pouvez configurer une redirection dans votre système de messagerie pour que les factures envoyées à votre adresse e-mail habituelle soient automatiquement transférées vers l'adresse AbaNet.
- Vérifiez régulièrement la section Factures fournisseurs pour traiter les nouvelles factures à temps.
Conseil : Utilisez la possibilité de mettre en place un processus automatisé pour vos fournisseurs, afin que toutes les factures soient directement et sans rupture de média envoyées dans votre AbaNinja. Vous optimisez ainsi votre flux de travail numérique et économisez du temps précieux dans votre comptabilité.