Manuelle Buchungen erfassen

Im Bereich "Buchhaltung – Journal" von AbaNinja können Sie manuelle Buchungen erfassen, die nicht automatisch durch Belege wie Rechnungen, Zahlungen oder Gutschriften generiert werden. Dies ist besonders dann notwendig, wenn spezielle Geschäftsvorfälle (z.B. Korrekturen, Umbuchungen, Abschreibungen oder einmalige Buchungen) erfasst werden müssen, die nicht durch die Standardprozesse abgedeckt sind.

Die manuelle Buchung erfolgt direkt im Journal. Hier geben Sie das Valuta-Datum, das Soll- und Haben-Konto, den Betrag, einen allfälligen Steuersatz sowie einen Buchungstext ein. Optional können Sie einen Anhang (z.B. Quittung, Beleg) hinzufügen. Solange eine Buchung noch nicht abgeschlossen ist, kann sie bearbeitet oder gelöscht werden. Nach Abschluss kann sie nur noch storniert werden. Bei einer Stornierung wird automatisch eine Gegenbuchung erstellt, um die Korrektheit der Buchhaltung sicherzustellen.

Nutzen

• Sie können individuelle Geschäftsvorfälle oder Korrekturen flexibel und gezielt erfassen.
• Die Funktion ist ideal für Buchungen, die nicht durch automatisierte Prozesse (z.B. Rechnungsstellung, Zahlungseingang) abgedeckt sind.
• Auch Split-Buchungen (Verteilung eines Betrags auf mehrere Gegenkonten) und Fremdwährungsbuchungen sind möglich.
• Unsichere Fälle können temporär auf ein Transferkonto (z.B. 1090–1099) gebucht und später korrekt zugeordnet werden.

Hinweise und Tipps

• Prüfen Sie vor der manuellen Erfassung, ob der Geschäftsvorfall nicht bereits durch einen automatischen Prozess abgedeckt ist, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Nutzen Sie die Such- und Filterfunktion im Journal, um bestehende Buchungen schnell zu finden.
• Split-Buchungen können Sie direkt im Buchungsdialog über die Auswahl "Mehrere... Split" erfassen und so Beträge auf verschiedene Konten aufteilen.
• Bei Unsicherheiten zur Kontierung empfiehlt sich die temporäre Buchung auf ein Transferkonto. Diese Buchungen können später verschoben werden.
• Manuelle Buchungen werden erst an eine angebundene Abacus-Finanzbuchhaltung übermittelt, wenn Sie die Buchung abschliessen oder das Geschäftsjahr abschliessen.
• Achten Sie darauf, dass das Geschäftsjahr für Buchungen offen ist. Ist das Jahr abgeschlossen, sind keine weiteren Buchungen möglich.
• Bei Fremdwährungsbuchungen wird der aktuelle Wechselkurs automatisch vorgeschlagen, kann aber bei Bedarf angepasst werden.
• Jede manuelle Buchung kann mit einem Anhang (z.B. PDF des Belegs) dokumentiert werden, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.
• Nutzen Sie Favoriten im Kontenplan, um häufig verwendete Konten schneller auszuwählen.
• Im Journal können Sie auch nach bereits abgeschlossenen oder stornierten Buchungen suchen und sich diese anzeigen lassen.
• Für das Abschliessen von mehreren Buchungen in einem Schritt lässt sich eine Checkbox für die Auswahl über das Filter-Symbol in der rechten oberen Ecken aktivieren (Mehrere abschliessen).