Welche Buchungen werden bei Rechnungen an Kunden automatisch erstellt?

Sie finden im Bereich „Journal“ alle automatisch erstellten Buchungen zu Ihren Kundenrechnungen. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht, wann und wie diese Buchungen ausgelöst werden.

Nutzen

• Sie sparen Zeit, da alle Standardfälle und Sonderfälle automatisch verbucht werden.

• Die Buchhaltung bleibt stets aktuell und korrekt.

• Sie behalten jederzeit den Überblick über offene Posten und Zahlungen.

Kundenrechnung – Standardfall

• Erstellung einer Kundenrechnung:
  Sobald Sie eine Kundenrechnung per E-Mail versenden, wird automatisch eine Buchung im Journal erstellt. Diese Buchung erfasst den Forderungsbetrag auf dem Debitorenkonto und den Umsatz auf dem entsprechenden Erlöskonto.

• Bezahlung einer Kundenrechnung:
  Sobald die Rechnung bezahlt wird – entweder manuell, über den Bankabgleich oder durch Import eines Zahlungsfiles – erfolgt automatisch die Ausbuchung des offenen Betrags. Die Zahlung wird auf das entsprechende Bankkonto gebucht und das Debitorenkonto ausgeglichen.

Import von Kundenrechnungen

• Import und Versand:
  Auch importierte Rechnungen werden automatisch verbucht, sobald sie per E-Mail versendet oder gedruckt werden.

• Bezahlung:
  Die Zahlung einer importierten Rechnung löst ebenfalls eine automatische Buchung aus.

Kundenrechnungen – Besondere Ausprägungen

• Rechnung mit Rabatt:
  Rabatte können allgemein oder auf Produktebene vergeben werden. Nach Versand der Rechnung per E-Mail wird die Buchung inklusive Rabatt automatisch erstellt.

• Teilzahlung:
  Bei Teilzahlungen werden zwei automatische Buchungen ausgelöst:

  • Nach Eingang der Teilzahlung (Teilbetrag)

  • Nach Begleichung des Restbetrags

• Bezahlung mit Rabatt (Restbetrag als Rabatt):
  Wird eine Rechnung mit einem Restbetrag als Rabatt bezahlt, erfolgt die automatische Buchung beim Zahlungseingang.

• Bezahlung mit Skonto (Restbetrag als Skonto):
  Bei Zahlung mit Skonto wird der Skontobetrag automatisch als Aufwand verbucht, sobald die Zahlung eingeht.

• Bezahlung mit Spende:
  Wird ein Teilbetrag als Spende verbucht, erfolgt die automatische Buchung beim Versand der Rechnung.

Stornierung

• Stornierung einer Kundenrechnung:
  Wird eine Rechnung storniert (über die Aktion in der Rechnungsübersicht), wird sie in den Status „Entwurf“ zurückgesetzt und die entsprechende Stornobuchung automatisch erstellt.

• Stornierung einer Kundenzahlung:
  Die Stornierung einer Zahlung im Zahlungsarchiv löst ebenfalls eine automatische Gegenbuchung aus.

Hinweise und Tipps

• Kontovorschläge:
  Die verwendeten Konten für die automatische Verbuchung können Sie in den Einstellungen unter „Kontovorschläge“ anpassen.

• Archivierung:
  Das Archivieren einer Rechnung oder Zahlung löst keine Buchung aus.

• Transparenz:
  Alle automatischen Buchungen sind im Journal nachvollziehbar und können dort eingesehen werden.