Gutschrift erstellen

Übersicht – Erstellung
Um eine neue Gutschrift zu erfassen, wechseln Sie im Menü zu "Kunden" und wählen den Bereich "Gutschriften". Mit einem Klick auf "Neue Gutschrift" öffnet sich die Eingabemaske. Hier können Sie alle relevanten Angaben für die Gutschrift eingeben. Alternativ kann eine Gutschrift auch direkt aus einer bestehenden Rechnung erstellt werden (Aktion: "Rechnung in Gutschrift umwandeln").

Kopfbereich
Im Kopfbereich wählen Sie den betreffenden Kunden aus. Die Kundendaten werden automatisch übernommen, können aber bei Bedarf angepasst werden. Zusätzlich können Sie das Gutschriftsdatum, eine Referenz oder einen Betreff erfassen. Auch die Währung und Sprache lassen sich hier definieren.

Positionen (Produkte)
Unter "Positionen" fügen Sie die Produkte oder Dienstleistungen hinzu, für die eine Gutschrift erstellt werden soll. Sie können bestehende Artikel aus Ihrem Katalog auswählen oder manuell Positionen erfassen. Jede Position kann mit Menge, Preis und Beschreibung ergänzt werden. Die Reihenfolge der Positionen lässt sich per Drag & Drop anpassen.

Öffentliche Notizen, Bedingungen und Fusszeile
Im unteren Bereich der Gutschrift können Sie öffentliche Notizen, spezielle Bedingungen oder Hinweise für den Kunden ergänzen. Diese Informationen erscheinen direkt auf dem Gutschriftsdokument. In der Fusszeile können Sie individuelle Grussformeln oder weitere Hinweise eintragen. Standardtexte lassen sich in den Einstellungen vordefinieren und bei Bedarf anpassen.

Kommentare (erst wenn gespeichert)
Nachdem die Gutschrift gespeichert wurde, steht der Bereich "Kommentare" zur Verfügung. Hier können Sie interne Notizen oder Rückmeldungen erfassen, die nur für Sie und Ihr Team sichtbar sind.

Aktionen und Status
Nach dem Speichern stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung, wie z.B. Gutschrift als PDF herunterladen, per E-Mail versenden oder drucken. Der Status der Gutschrift (z.B. "Entwurf", "Versendet", "Abgeschlossen") wird angezeigt und kann je nach Bearbeitung angepasst werden. Gutschriften werden beim Versand automatisch verbucht. Sie können Gutschriften auch mit offenen Rechnungen verrechnen, sofern beide denselben Kunden betreffen und nicht im Status "Entwurf" sind.

Hinweise und Tipps

• Sie können eine Gutschrift jederzeit als Entwurf speichern und später weiterbearbeiten.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, Gutschriften direkt aus Rechnungen zu erstellen, um Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.
• Über die Suchfunktion im Bereich "Gutschriften" finden Sie schnell das gewünschte Dokument.
• Die Funktion "Verrechnen" ermöglicht es, offene Gutschriften direkt mit Rechnungen zu verrechnen – dies wird wie eine Zahlung behandelt und automatisch verbucht.
• Prüfen Sie vor dem Versand alle Angaben sorgfältig, da die Buchhaltung im Hintergrund automatisch geführt wird.
• Kommentare dienen der internen Kommunikation und sind für den Kunden nicht sichtbar.