Créer un avoir
Vue d'ensemble - Création
Pour enregistrer un nouvel avoir, dans le menu, sélectionnez "Clients" et choisissez "Avoirs". En cliquant sur "Nouvel avoir", la fenêtre de saisie s'ouvre. Vous pouvez y saisir toutes les informations pertinentes pour l'avoir. Alternativement, vous pouvez également créer un avoir directement à partir d'une facture existante (action : "Convertir la facture en avoir").
En-tête
Dans l'en-tête, sélectionnez le client concerné. Les données du client sont automatiquement reprises, mais peuvent être modifiées si nécessaire. Vous pouvez également saisir la date de l'avoir, une référence ou un objet. La devise et la langue peuvent également être définies ici.
Positions (produits)
Sous "Positions", ajoutez les produits ou services pour lesquels vous souhaitez créer un avoir. Vous pouvez sélectionner des articles existants dans votre catalogue ou enregistrer manuellement des positions. Chaque position peut être complétée par la quantité, le prix et la description. L'ordre des positions peut être modifié par glisser-déposer.
Notes publiques, conditions et pied de page
Dans la partie inférieure de l'avoir, vous pouvez ajouter des notes publiques, des conditions spéciales ou des remarques pour le client. Ces informations apparaissent directement sur le document de l'avoir. Dans le pied de page, vous pouvez saisir des formules de salutation personnalisées ou d'autres remarques. Les textes standard peuvent être définis dans les paramètres et, si nécessaire, modifiés.
Commentaires (seulement après avoir enregistré)
Après avoir enregistré l'avoir, la section "Commentaires" est disponible. Vous pouvez y saisir des notes internes ou des retours qui ne sont visibles que pour vous et votre équipe.
Actions et statut
Après l'enregistrement, vous disposez de différentes actions, comme télécharger l'avoir au format PDF, l'envoyer par e-mail ou l'imprimer. L'état de l'avoir (par exemple, "Brouillon", "Envoyé", "Terminé") est affiché et peut être modifié en fonction du traitement. Les avoirs sont automatiquement comptabilisés lors de l'envoi. Vous pouvez également compenser les avoirs avec des factures ouvertes, à condition qu'elles concernent le même client et qu'elles ne soient pas en statut "Brouillon".
Remarques et conseils
- Vous pouvez enregistrer un avoir à tout moment en tant que brouillon et le reprendre plus tard.
- Profitez de la possibilité de créer des avoirs directement à partir des factures pour éviter les erreurs et gagner du temps.
- Grâce à la fonction de recherche dans la section "Avoirs", vous trouvez rapidement le document souhaité.
- La fonction "Compensation" permet de compenser directement les avoirs ouverts avec des factures - cela est traité comme un paiement et automatiquement comptabilisé.
- Vérifiez attentivement toutes les informations avant l'envoi, car la comptabilité est automatiquement gérée en arrière-plan.
- Les commentaires servent à la communication interne et ne sont pas visibles pour le client.