Aktionen
Im Bereich "Kunden - Rechnungen" von AbaNinja stehen Ihnen zahlreiche Aktionen zur Verfügung, um Ihre Rechnungen effizient zu verwalten und an verschiedene Situationen anzupassen. Sie finden diese Aktionen sowohl in der Übersichtsliste als auch in der Detailansicht jeder Rechnung.
Folgende Aktionen sind verfügbar
- Bearbeiten: Öffnen Sie die Rechnung zur Anpassung, solange sie sich noch im Status "Entwurf" befindet.
- Als PDF herunterladen: Laden Sie die Rechnung als PDF-Datei herunter, zum Beispiel für die digitale Ablage oder den Versand per E-Mail.
- Link zum Kundenportal: Kopieren Sie den Link, damit Ihr Kunde die Rechnung direkt im Kundenportal einsehen und ggf. online bezahlen kann.
- Zahlung eingeben: Erfassen Sie einen Zahlungseingang, um die Rechnung als bezahlt zu markieren oder Teilzahlungen zu verbuchen.
- Als E-Mail versenden: Senden Sie die Rechnung direkt aus AbaNinja an Ihren Kunden per E-Mail.
- Als versendet markieren: Setzen Sie den Status der Rechnung auf "Versendet", um den Versand intern zu dokumentieren.
- Drucken: Drucken Sie die Rechnung aus, etwa für die Ablage oder den Versand per Post.
- Duplizieren: Erstellen Sie eine identische Kopie der Rechnung, um ähnliche Vorgänge schnell abzuwickeln.
- Mahnung versenden: Verschicken Sie eine Mahnung per E-Mail, wenn die Rechnung überfällig ist.
- Mahnung drucken: Drucken Sie eine Mahnung aus, um sie postalisch zu versenden.
- Rechnung in Lieferschein umwandeln: Wandeln Sie die Rechnung in einen Lieferschein um, falls Sie den Warenfluss dokumentieren möchten.
- Rechnung in Gutschrift umwandeln: Erstellen Sie aus der Rechnung eine Gutschrift, zum Beispiel bei Rückgaben oder Korrekturen.
- In Vorlage umwandeln: Speichern Sie die Rechnung als Vorlage, um sie für künftige Rechnungen wiederzuverwenden.
- Stornieren: Setzen Sie die Rechnung zurück, falls sie fehlerhaft ist oder nicht mehr benötigt wird. Die Rechnung erhält wieder den Status "Entwurf".
- Endgültig stornieren: Markieren Sie die Rechnung als endgültig storniert, sodass keine weiteren Bearbeitungen mehr möglich sind.
- Informationen: Zeigen Sie zusätzliche Informationen zur Rechnung an, wie z.B. Zahlungsstatus oder Notizen.
- Aktivitäten anzeigen: Sehen Sie die Historie und alle durchgeführten Aktionen zur Rechnung ein.
- Archivieren: Verschieben Sie die Rechnung ins Archiv, wenn sie abgeschlossen ist, aber weiterhin als Nachweis verfügbar bleiben soll.
- Löschen: Entfernen Sie die Rechnung dauerhaft, sofern sie sich noch im Status "Entwurf" befindet und keine weiteren Abhängigkeiten bestehen.
Nutzen
Mit diesen Aktionen können Sie den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung digital abbilden – von der Erstellung, über den Versand, die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen, bis hin zur Korrektur, Archivierung oder Löschung. Das sorgt für eine effiziente, revisionssichere Verwaltung und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge.
Hinweise und Tipps
- Rechnungen können nur dann gelöscht werden, wenn sie sich noch im Status "Entwurf" befinden und keine weiteren Relationen bestehen. Andernfalls empfiehlt es sich, die Rechnung zu stornieren und zu archivieren.
- Über die Funktion "Mahnung versenden" und "Mahnung drucken" können Sie das Mahnwesen automatisieren und individuell auf Ihre Kunden reagieren.
- Die Umwandlung in Lieferschein oder Gutschrift ist besonders praktisch, wenn Sie flexibel auf Änderungen im Verkaufsprozess reagieren müssen.
- Archivierte Rechnungen zählen weiterhin zur Dokumenten-Limite Ihres Accounts. Prüfen Sie daher regelmäßig, welche Dokumente Sie wirklich aufbewahren müssen.
- Mit "Aktivitäten anzeigen" behalten Sie stets den Überblick, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat – hilfreich bei Rückfragen oder für die interne Kontrolle.
- Der Link zum Kundenportal ermöglicht es Ihren Kunden, Rechnungen digital einzusehen und direkt online zu bezahlen, was den Zahlungsprozess beschleunigen kann.
- Nutzen Sie "In Vorlage umwandeln" und "Duplizieren", um wiederkehrende Rechnungen schnell und einheitlich zu erstellen.