Dokumente anhängen
Sie können jede Kundenrechnung mit Dokumenten als Anhang ergänzen. Erlaubt sind Bilddateien im Format PNG, JPEG/JPG und GIF sowie PDF-Dokumente, mit einer maximalen Dateigrösse von 5 MB pro Datei.
Unterhalb der Positionen auf der Rechnungsmaske finden Sie den Abschnitt „Dokumente hochladen“ mit einem grau hinterlegten Upload-Bereich.
Dort können Sie Dateien entweder per Drag & Drop hineinziehen oder über einen Klick auf den Upload-Bereich und die Dateiauswahl Ihres Computers hinzufügen.
Es ist nicht möglich standardmässig ein Dokument zu definieren und dieses automatisch bei jedem Dokument hinzufügen zu lassen.
Nutzen für Sie als User
- Durch das Anhängen von Dokumenten stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zu einer Rechnung vollständig und zentral abgelegt sind.
- Ihre Kunden erhalten damit alle notwendigen Unterlagen (z.B. Vertrag, AGBs, Darstellungen) zusammen mit der Rechnung, was Rückfragen reduziert und die Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Aus buchhalterischer Sicht erleichtert dies die spätere Kontrolle, da Begründungen, Berechnungsgrundlagen oder Vereinbarungen direkt beim entsprechenden Beleg abgelegt sind.
- Auch intern profitieren Sie davon, dass Mitarbeitende jederzeit die zur Rechnung gehörenden Zusatzdokumente einsehen können, ohne weitere Ablagen durchsuchen zu müssen.
Hinweise und Tipps
- Halten Sie die einzelnen Dateien möglichst unter 5 MB, zum Beispiel durch Komprimieren von PDFs oder Verkleinern grosser Bilder, damit der Upload reibungslos funktioniert.
- Verwenden Sie vorzugsweise PDF für mehrseitige Dokumente wie AGB, Verträge oder umfangreiche Offerten, da dieses Format stabil dargestellt und gut archiviert werden kann.
- Wenn der Upload nicht klappt, prüfen Sie zuerst das Dateiformat (nur PNG, JPEG/JPG, GIF oder PDF) sowie die Dateigrösse.
- Nutzen Sie Anhänge bewusst, um Ihren Rechnungen zusätzliche Informationen hinzuzufügen, zum Beispiel detaillierte Leistungsnachweise oder Projektberichte, und erhöhen Sie so die Transparenz gegenüber Ihren Kunden.