Ajouter des documents
Vous pouvez ajouter des documents à n'importe quelle facture. Les formats acceptés sont les fichiers image PNG, JPEG/JPG et GIF, ainsi que les documents PDF, avec une taille maximale de 5 Mo par fichier.
Sous les positions de la facture, vous trouverez la section « Télécharger des documents » avec une zone de téléchargement grisée.
Vous pouvez y ajouter des fichiers en les faisant glisser ou en cliquant sur la zone de téléchargement et en sélectionnant les fichiers sur votre ordinateur.
Il n'est pas possible de définir un document par défaut qui serait automatiquement ajouté à chaque facture.
Avantages pour vous en tant qu'utilisateur
- En joignant des documents, vous vous assurez que toutes les informations pertinentes relatives à une facture sont stockées de manière complète et centralisée.
- Vos clients reçoivent ainsi tous les documents nécessaires (par exemple, contrat, CGV, représentations) avec la facture, ce qui réduit les demandes de renseignements et augmente la traçabilité.
- D'un point de vue comptable, cela facilite le contrôle ultérieur, car les justifications, les bases de calcul ou les accords sont directement enregistrés avec le document correspondant.
- Vous bénéficiez également de l'intérieur, car les employés peuvent consulter à tout moment les documents supplémentaires associés à la facture, sans avoir à rechercher d'autres archives.
Remarques et conseils
- Gardez les fichiers individuels aussi petits que possible, par exemple en compressant les PDF ou en réduisant les images volumineuses, afin que le téléchargement se déroule sans heurts.
- Utilisez de préférence le PDF pour les documents multi-pages comme les CGV, les contrats ou les offres détaillées, car ce format est stable et bien archivé.
- Si le téléchargement ne fonctionne pas, vérifiez d'abord le format de fichier (seulement PNG, JPEG/JPG, GIF ou PDF) et la taille du fichier.
- Utilisez les pièces jointes de manière consciente pour ajouter des informations supplémentaires à vos factures, par exemple des preuves détaillées de prestations ou des rapports de projet, et augmentez ainsi la transparence vis-à-vis de vos clients.