Aggiungere documenti
È possibile aggiungere qualsiasi fattura con documenti allegati. Sono ammessi file di immagine nei formati PNG, JPEG/JPG e GIF, nonché documenti PDF, con un massimo di 5 MB per file.
Sotto le voci della maschera della fattura, troverete la sezione "Carica documenti" con un'area di caricamento grigia.
Qui è possibile trascinare i file o aggiungerli facendo clic sull'area di caricamento e selezionando i file dal computer.
Non è possibile definire un documento predefinito che venga automaticamente aggiunto a ogni documento.
Vantaggi per l'utente
- Con l'aggiunta di documenti, è possibile assicurarsi che tutte le informazioni rilevanti relative a una fattura siano archiviate in modo completo e centralizzato.
- I clienti ricevono così tutti i documenti necessari (ad esempio contratti, condizioni generali, rappresentazioni) insieme alla fattura, il che riduce le domande e aumenta la tracciabilità.
- Dal punto di vista della contabilità, questo semplifica il controllo successivo, poiché le spiegazioni, le basi di calcolo o gli accordi sono archiviati direttamente con la relativa ricevuta.
- Anche internamente si trae vantaggio dal fatto che i dipendenti possono visualizzare in qualsiasi momento i documenti aggiuntivi relativi alla fattura, senza dover cercare altre cartelle.
Consigli e suggerimenti
- Tenete le singole file il più piccole possibile, ad esempio comprimendo i PDF o riducendo le immagini di grandi dimensioni, in modo che il caricamento funzioni senza intoppi.
- Si consiglia di utilizzare preferibilmente il formato PDF per i documenti di più pagine come i termini e le condizioni, i contratti o le offerte dettagliate, poiché questo formato viene visualizzato in modo stabile e archiviato bene.
- Se il caricamento non funziona, controllate prima il formato del file (solo PNG, JPEG/JPG, GIF o PDF) e la dimensione del file.
- Utilizzate gli allegati in modo consapevole per aggiungere informazioni aggiuntive alle vostre fatture, ad esempio prove dettagliate delle prestazioni o rapporti di progetto, e aumentate così la trasparenza nei confronti dei vostri clienti.