Actions
Dans la section "Clients - Factures" d'AbaNinja, vous disposez de nombreuses actions pour gérer efficacement vos factures et les adapter à différentes situations. Vous trouverez ces actions dans la liste d'aperçu ainsi que dans la vue détaillée de chaque facture.
Voici les actions disponibles
- Modifier: Ouvrez la facture pour la modifier tant qu'elle est encore en statut brouillon.
- Télécharger en PDF: Téléchargez la facture au format PDF, par exemple pour l'archivage numérique ou l'envoi par e-mail.
- Lien vers le portail client: Copiez le lien pour que votre client puisse consulter la facture directement dans le portail client et éventuellement payer en ligne.
- Entrer le paiement: Enregistrez un paiement pour marquer la facture comme payée ou pour enregistrer des paiements partiels.
- Envoyer par e-mail: Envoyez la facture directement depuis AbaNinja à votre client par e-mail.
- Marquer comme envoyé: Définissez le statut de la facture sur "Envoyé" pour documenter l'envoi en interne.
- Imprimer: Imprimez la facture, par exemple pour l'archivage ou l'envoi par la poste.
- Dupliquer: Créez une copie identique de la facture pour traiter rapidement des opérations similaires.
- Envoyer une relance: Envoyez une relance par e-mail si la facture est en retard.
- Imprimer une relance: Imprimez une relance pour l'envoyer par la poste.
- Transformer la facture en bon de livraison: Transformez la facture en bon de livraison si vous souhaitez documenter le flux de marchandises.
- Transformer la facture en avoir: Créez un avoir à partir de la facture, par exemple en cas de retour ou de corrections.
- Enregistrer en tant que modèle: Enregistrez la facture en tant que modèle pour la réutiliser pour les factures futures.
- Annuler: Annulez la facture si elle est incorrecte ou si elle n'est plus nécessaire. La facture revient au statut brouillon.
- Annuler définitivement: Marquez la facture comme définitivement annulée, de sorte qu'aucune autre modification ne soit possible.
- Afficher les informations: Affichez des informations supplémentaires sur la facture, telles que le statut de paiement ou les notes.
- Afficher les activités: Consultez l'historique et toutes les actions effectuées sur la facture.
- Archiver : déplacez la facture vers l'archive une fois qu'elle est terminée, mais qu'elle doit rester disponible comme preuve.
- Supprimer : supprimez définitivement la facture si elle est toujours en statut « brouillon » et qu'aucune autre dépendance n'existe.
Avantages
Grâce à ces actions, vous pouvez numériser l'ensemble du cycle de vie d'une facture - de sa création, son envoi, le suivi des paiements et le recouvrement, jusqu'à la correction, l'archivage ou la suppression. Cela permet une gestion efficace et vérifiable, ainsi qu'une documentation complète de toutes les opérations.
Remarques et conseils
- Les factures ne peuvent être supprimées que si elles sont encore au statut "brouillon" et qu'aucune autre relation n'existe. Dans le cas contraire, il est conseillé de les annuler et de les archiver.
- Grâce aux fonctions "Envoyer un rappel" et "Imprimer un rappel", vous pouvez automatiser le recouvrement et réagir individuellement à vos clients.
- La conversion en bon de livraison ou en avoir est particulièrement pratique lorsque vous devez réagir rapidement aux changements dans le processus de vente.
- Les factures archivées comptent toujours dans la limite de documents de votre compte. Vérifiez donc régulièrement quels documents vous devez vraiment conserver.
- Grâce à "Afficher les activités", vous pouvez toujours suivre qui a apporté quelles modifications et quand - utile en cas de questions ou pour le contrôle interne.
- Le lien vers le portail client permet à vos clients de consulter les factures numériquement et de payer directement en ligne, ce qui peut accélérer le processus de paiement.
- Utilisez "Convertir en modèle" et "Dupliquer" pour créer rapidement et uniformément des factures récurrentes.