Gestion des relances

Avec la gestion des relances d'AbaNinja, vous gérez l'ensemble du processus autour des factures impayées, des rappels de paiement et des relances. Dès qu'une facture dépasse sa date d'échéance et n'est pas encore payée, vous pouvez déclencher automatiquement ou manuellement des rappels de paiement et jusqu'à trois niveaux de relance. Les textes, les délais et la date d'envoi des relances peuvent être personnalisés dans les paramètres. Vous pouvez définir par client si les relances doivent être envoyées automatiquement ou manuellement. En cas d'activation automatique, l'envoi se fait automatiquement par e-mail ou en PDF imprimable le jour de l'échéance ou après la date limite de relance.

Les documents de rappel sont gérés séparément et clairement différenciés au moyen d’un trait d’union. De cette façon, tous les documents de rappel sont disponibles dans leur version originale respective, ce qui facilite la communication avec les clients en cas d’incertitudes ou de litiges dans le processus de rappel.

Avantages:
La gestion des relances vous aide à garder une vue d'ensemble des créances impayées et à contrôler efficacement les paiements entrants. Grâce à l'automatisation, vous économisez du temps et réduisez la charge de travail manuelle. Vous pouvez rapidement identifier les factures en retard et prendre les mesures appropriées. L'intégration avec le module de gestion des comptes permet de comparer automatiquement les paiements entrants et de réduire directement les postes ouverts. Ainsi, vous gardez toujours un œil sur votre trésorerie et réduisez le risque de défauts de paiement.

Grâce à la gestion séparée des documents de rappel et à l’extension avec des frais de rappel, le processus de rappel devient plus transparent. Tous les documents liés à une facture sont disponibles dans leur version originale, et les éventuels frais de rappel sont indiqués directement sur les documents de rappel correspondants.

Remarques et conseils

• Vous pouvez définir dans les paramètres jusqu’à trois niveaux de rappel avec des textes et des délais individuels.
• L’envoi des rappels peut se faire soit automatiquement (à la date d’échéance), soit manuellement via la barre d’actions dans le module des factures. Le choix d’un traitement automatique du processus de rappel doit être configuré individuellement par adresse.
• Dans le portail clients, vos clients ont la possibilité de régler directement en ligne leurs factures ouvertes.
• Dans le portail clients, tous les documents de rappel relatifs à une facture (facture originale, rappels de paiement, mises en demeure) sont affichés séparément dans des onglets.
• Cela augmente la transparence pour vos clients.
  Lors de l’envoi des documents de rappel par e‑mail, vos clients reçoivent à chaque fois un lien vers le portail clients AbaNinja. Le cas échéant, faites explicitement référence, dans le texte de l’e‑mail, à la facture originale disponible dans le portail clients afin de clarifier la procédure, par exemple pour les services cantonaux et d’autres groupes de parties prenantes.
• Utilisez la liste récapitulative pour filtrer rapidement les factures ouvertes, échues et déjà rappelées.
• Pour les envois en masse, vous pouvez sélectionner plusieurs factures échues et envoyer en une seule fois des rappels de paiement ou des mises en demeure par e‑mail ou au format PDF.
• Veillez à ce qu’une adresse e‑mail valide soit enregistrée pour le client afin de permettre l’envoi automatique.
• Vous pouvez consulter à tout moment l’état actuel du rappel dans les détails de la facture et, si nécessaire, renvoyer ou réimprimer des rappels.
• Avec le module complémentaire AbaNet, vous pouvez envoyer des factures sous forme d’eBill directement dans l’e‑banking de vos clients.

Conseil:
Profitez de la possibilité d’adapter individuellement les textes de rappel et ajustez le ton en fonction du niveau de rappel. Vous restez ainsi à la fois professionnel et orienté client. Adaptez au besoin également le texte des e‑mails dans le module de rappels afin d’expliquer clairement à vos clients l’accès à la facture originale et aux documents de rappel dans le portail clients.