Gestione delle fatture

Nel modulo di sollecito di AbaNinja gestisce l’intero processo relativo alle fatture clienti aperte, ai promemoria di pagamento e ai solleciti. Non appena una fattura ha superato la data di scadenza e non è ancora stata pagata, può inviare promemorie di pagamento e fino a tre livelli di sollecito, in modo automatico oppure manuale. I testi, le scadenze e il momento di invio dei solleciti possono essere configurati individualmente nelle impostazioni. Per ogni cliente può definire se i solleciti devono essere inviati automaticamente o manualmente. In caso di attivazione automatica, l’invio avviene alla rispettiva data di scadenza o alla fine del termine di sollecito, automaticamente via e‑mail oppure come PDF da stampare.

I documenti di sollecito vengono gestiti separatamente e distinti in modo chiaro tramite un trattino. In questo modo tutti i documenti di sollecito sono disponibili nella rispettiva versione originale, il che facilita la comunicazione con i clienti in caso di incertezze o contestazioni nel processo di sollecito.

Vantaggi:
Il modulo di sollecito la aiuta a mantenere sotto controllo i crediti aperti e a gestire in modo efficiente gli incassi. Grazie all’automazione, risparmia tempo e riduce al minimo il lavoro manuale. Può individuare rapidamente quali fatture sono scadute e adottare le misure appropriate. L’integrazione con il modulo bancario consente di riconciliare automaticamente i pagamenti ricevuti e di ridurre direttamente le partite aperte. In questo modo mantiene sempre sotto controllo la liquidità e riduce il rischio di perdite su crediti.

Grazie alla gestione separata dei documenti di sollecito e all’estensione con le spese di sollecito, il processo diventa più trasparente. Tutti i documenti relativi a una fattura sono disponibili nella loro versione originale e le eventuali spese di sollecito sono riportate direttamente sui documenti di sollecito corrispondenti.

Note e suggerimenti

• Nelle impostazioni può definire fino a tre livelli di sollecito con testi e scadenze individuali.

• L’invio dei solleciti può avvenire in modo automatico (alla data di scadenza) oppure manuale tramite la barra delle azioni nel modulo fatture. La decisione se gestire il processo di sollecito in modo automatico deve essere configurata singolarmente per ogni indirizzo.

• Nel portale clienti i suoi clienti hanno la possibilità di saldare direttamente online le fatture aperte.

• Nel portale clienti, per ogni fattura, tutti i documenti di sollecito (fattura originale, promemoria di pagamento, solleciti) vengono visualizzati separatamente in diverse schede. Ciò aumenta la trasparenza per i suoi clienti.

• Quando i documenti di sollecito vengono inviati via e‑mail, i clienti ricevono ogni volta un link al portale clienti AbaNinja. Se necessario, faccia riferimento in modo esplicito, nel testo dell’e‑mail, alla fattura originale nel portale clienti, per chiarire la procedura, ad esempio per gli uffici cantonali e altri gruppi di destinatari.

• Utilizzi l’elenco di riepilogo per filtrare rapidamente le fatture aperte, scadute e già sollecitate.

• Per l’invio massivo può selezionare più fatture scadute e inviare promemorie di pagamento o solleciti in modo collettivo via e‑mail o come PDF.

• Si assicuri che per il cliente sia registrato un indirizzo e‑mail valido, in modo da permettere l’invio automatico.

• Nei dettagli della fattura può consultare in qualsiasi momento lo stato attuale del sollecito e, se necessario, inviare nuovamente o ristampare i solleciti.

• Con il modulo aggiuntivo AbaNet può inviare le fatture come eBill direttamente nell’e‑banking dei suoi clienti.

Consiglio:
Sfrutti la possibilità di personalizzare i testi di sollecito e adegui il tono in base al livello di sollecito. In questo modo rimane allo stesso tempo professionale e orientato al cliente. All’occorrenza adatti anche il testo delle e‑mail nel modulo di sollecito, così da spiegare chiaramente ai clienti l’accesso alla fattura originale e ai documenti di sollecito nel portale clienti.