Mahnwesen

Im Mahnwesen von AbaNinja verwalten Sie den gesamten Prozess rund um offene Kundenrechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Sobald eine Rechnung das Fälligkeitsdatum überschritten hat und noch nicht bezahlt wurde, können Sie entweder automatisch oder manuell Zahlungserinnerungen und bis zu drei Mahnstufen auslösen. Die Texte, Fristen und der Versandzeitpunkt der Mahnungen lassen sich individuell in den Einstellungen anpassen. Sie können pro Kunde festlegen, ob Mahnungen automatisch oder manuell versendet werden sollen. Bei automatischer Aktivierung erfolgt der Versand am jeweiligen Fälligkeitstag bzw. nach Ablauf der Mahnfrist automatisch per E-Mail oder als PDF zum Drucken.

Mahndokumente werden getrennt geführt und über einen Bindestrich eindeutig unterschieden. Dadurch stehen alle Mahndokumente in ihrer jeweiligen ursprünglichen Ausgabe zur Verfügung, was die Kommunikation mit Kunden bei Unklarheiten oder Streitfällen im Mahnprozess erleichtert.

Nutzen:
Das Mahnwesen hilft Ihnen, den Überblick über offene Forderungen zu behalten und den Zahlungseingang effizient zu steuern. Durch die Automatisierung sparen Sie Zeit und minimieren den manuellen Aufwand. Sie können schnell erkennen, welche Rechnungen überfällig sind, und entsprechende Massnahmen einleiten. Die Integration mit dem Banking-Modul ermöglicht es, Zahlungseingänge automatisch abzugleichen und offene Posten direkt zu reduzieren. So behalten Sie Ihre Liquidität stets im Blick und reduzieren das Risiko von Zahlungsausfällen.

Durch die getrennte Führung der Mahndokumente und die Erweiterung um Mahngebühren wird der Mahnprozess transparenter. Alle zur Rechnung gehörenden Dokumente stehen in ihrer Originalversion zur Verfügung, und allfällige Mahngebühren werden direkt auf den entsprechenden Mahndokumenten ausgewiesen.

Hinweise und Tipps

• Sie können in den Einstellungen bis zu drei Mahnstufen mit individuellen Texten und Fristen definieren.
• Der Versand der Mahnungen kann entweder automatisch (am Fälligkeitstag) oder manuell über die Aktionsleiste im Rechnungsmodul erfolgen. Ob das Mahnwesen automatisiert geführt werden soll, muss pro Adresse einzeln konfiguriert werden.
• Im Kundenportal haben Ihre Kunden die Möglichkeit, offene Rechnungen direkt online zu begleichen.
• Im Kundenportal werden zu einer Rechnung alle Mahndokumente (Originalrechnung, Zahlungserinnerungen, Mahnungen) separat in Tabs angezeigt. Das erhöht die Transparenz für Ihre Kunden.
• Beim Versand der Mahndokumente per E-Mail erhalten Ihre Kunden jeweils einen Link zum AbaNinja-Kundenportal. Verweisen Sie bei Bedarf im E-Mail-Text explizit auf die Originalrechnung im Kundenportal, um den Ablauf, beispielsweise für kantonale Stellen und andere Anspruchsgruppen, zu klären.
• Nutzen Sie die Übersichtsliste, um offene, fällige und bereits gemahnte Rechnungen schnell zu filtern.
• Für den Massenversand können Sie mehrere fällige Rechnungen gleichzeitig markieren und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen gesammelt per E-Mail oder als PDF versenden.
• Achten Sie darauf, dass für den automatischen Versand eine gültige E-Mail-Adresse beim Kunden hinterlegt ist.
• Sie können in den Rechnungsdetails jederzeit den aktuellen Mahnstatus einsehen und bei Bedarf Mahnungen erneut senden oder drucken.
• Mit dem Zusatzmodul AbaNet können Sie Rechnungen als eBill direkt ins E-Banking Ihrer Kunden übermitteln.

Tipp:
Nutzen Sie die Möglichkeit, Mahntexte individuell zu gestalten und passen Sie die Tonalität je nach Mahnstufe an. So bleiben Sie professionell und kundenorientiert zugleich. Passen Sie bei Bedarf auch den E-Mail-Text im Mahnwesen an, um Ihren Kunden den Zugriff auf Originalrechnung und Mahndokumente im Kundenportal klar zu erklären.