Rechnung importieren (manuell)

Mit der Funktion Rechnung importieren im Bereich Kundenrechnungen können Sie PDF-Rechnungen, die ausserhalb von AbaNinja erstellt wurden, direkt in Ihr System hochladen. Ziehen Sie dazu das gewünschte PDF-Dokument einfach per Drag & Drop in das dafür vorgesehene Feld oder wählen Sie es über den Datei-Dialog aus. Das System liest automatisch die wichtigsten Informationen wie Adresse, Rechnungsnummer, Beträge, Mehrwertsteuer und Zahlungsinformationen aus dem PDF aus und überträgt diese in die Erfassungsmaske.

Nutzen

Diese Funktion spart Ihnen viel Zeit, da Sie Rechnungen nicht manuell erfassen müssen. Sie können so auch Rechnungen, die Sie in einem anderen System oder von externen Dienstleistern erhalten haben, zentral in AbaNinja verwalten, versenden und verbuchen. Die importierten Rechnungen erscheinen wie alle anderen Rechnungen in Ihrer Übersicht und können weiterbearbeitet oder direkt an Ihre Kunden verschickt werden.

Ablauf und Hinweise

• Laden Sie das PDF der Rechnung hoch.
• Das System erkennt automatisch die wichtigsten Daten und schlägt Ihnen passende Adressen aus Ihrem Adressstamm vor. Gibt es mehrere mögliche Adressen, können Sie die richtige auswählen oder eine neue Adresse anlegen.
• Die Rechnungsnummer wird aus dem PDF übernommen, kann aber entfernt werden, falls Sie lieber den internen Nummernkreis von AbaNinja nutzen möchten.
• Die Positionen werden als Kontierungen übernommen, nicht als Produkte. Sie können diese bei Bedarf anpassen.
• Sind Zahlungsinformationen (z.B. ein Einzahlungsschein) im PDF enthalten, werden diese ebenfalls übernommen. Überprüfen Sie, ob die erkannten Zahlungsdaten mit den Angaben auf dem Einzahlungsschein übereinstimmen, damit eine spätere automatische Zahlungszuweisung möglich ist.
• Nach dem Import können Sie die Rechnung wie gewohnt speichern, versenden, stornieren oder verbuchen.

Tipps

• Die Qualität des PDF beeinflusst, wie viele Daten automatisch erkannt werden. Prüfen Sie nach dem Import immer die übernommenen Informationen und ergänzen Sie fehlende Angaben.
• Nutzen Sie diese Funktion, um Rechnungen aus anderen Systemen effizient in AbaNinja zu integrieren.
• Importierte Rechnungen können nicht zu Sammelrechnungen zusammengefasst werden.
• Für den Import per E-Mail (automatischer Rechnungsimport) benötigen Sie ein zahlungspflichtiges Abonnement.
• Sofern der Rechnung noch kein QR-Schein (Erkannte QR-Referenz) vorliegt, kann AbaNinja an Ihre Rechnung einen QR-Schein anhängen.