Importer une facture (manuellement)
Avec la fonctionnalité Importer une facture dans la section Factures clients, vous pouvez télécharger directement dans votre système des factures PDF créées en dehors d'AbaNinja. Pour ce faire, il vous suffit de faire glisser le PDF souhaité dans le champ prévu à cet effet ou de le sélectionner via le dialogue de fichier. Le système lit automatiquement les informations les plus importantes telles que l'adresse, le numéro de facture, les montants, la TVA et les informations de paiement à partir du PDF et les transfère dans le masque de saisie.
Avantages
Cette fonction vous fait gagner beaucoup de temps, car vous n'avez pas besoin de saisir manuellement les factures. Vous pouvez ainsi gérer, envoyer et comptabiliser les factures que vous avez reçues dans un autre système ou auprès de prestataires externes de manière centralisée dans AbaNinja. Les factures importées apparaissent comme toutes les autres factures dans votre aperçu et peuvent être traitées ou envoyées directement à vos clients.
Processus et conseils
- Téléchargez le PDF de la facture.
- Le système reconnaît automatiquement les données les plus importantes et vous propose des adresses appropriées à partir de votre répertoire d'adresses. S'il y a plusieurs adresses possibles, vous pouvez en sélectionner une ou en créer une nouvelle.
- Le numéro de facture est repris du PDF, mais il peut être supprimé si vous préférez utiliser le numéro de série interne d'AbaNinja.
- Les positions sont reprises en tant que comptabilisations, et non en tant que produits. Vous pouvez les adapter si nécessaire.
- Si des informations de paiement (par exemple, un bulletin de versement) sont contenues dans le PDF, elles sont également reprises. Vérifiez si les données de paiement reconnues correspondent aux informations figurant sur le bulletin de versement, afin qu'une affectation de paiement automatique soit possible ultérieurement.
- Après l'importation, vous pouvez enregistrer, envoyer, annuler ou comptabiliser la facture comme d'habitude.
Conseils
- La qualité du PDF influence le nombre de données reconnues automatiquement. Vérifiez toujours les informations reprises après l'importation et complétez les données manquantes.
- Utilisez cette fonction pour intégrer efficacement les factures provenant d'autres systèmes dans AbaNinja.
- Les factures importées ne peuvent pas être regroupées en factures groupées.
- Pour l'importation par e-mail (importation automatique de factures), vous avez besoin d'un abonnement payant.
- Si le bulletin de versement n'est pas encore disponible sur la facture (référence QR reconnue), AbaNinja peut y ajouter un bulletin de versement.