Auftrag erstellen

Erfassungsmaske – Kopfbereich

Wenn Sie einen neuen Auftrag in AbaNinja erstellen, starten Sie mit der Erfassungsmaske. Im Kopfbereich wählen Sie zunächst die Adresse des Kunden aus. Sie können eine bestehende Adresse auswählen oder direkt eine neue Adresse erfassen, ohne die Maske zu verlassen. Neben der Adresse können Sie weitere Kopfangaben wie das Auftragsdatum, die Referenz, das Lieferdatum und die Währung festlegen. Falls auf der Adresse bereits spezifische Zahlungsbedingungen oder Kontovorschläge hinterlegt sind, werden diese automatisch übernommen. Der Kopfbereich bildet die Grundlage für den Auftrag und sollte daher sorgfältig ausgefüllt werden. Änderungen an der Adresse oder den Kopfdaten sind nur möglich, solange sich der Auftrag im Status "Entwurf" befindet.

Positionen und Produkte

Im nächsten Schritt fügen Sie die Positionen zum Auftrag hinzu. Sie können aus bestehenden Produkten wählen, neue Produkte anlegen oder manuelle Positionen erfassen. Für jede Position können Sie Menge, Einheit, Preis, Mehrwertsteuer und Rabatt individuell festlegen. Die Spalten "Menge" und "Rabatt" lassen sich optional ein- oder ausblenden.

Zusätzliche Gestaltungsmöglichkeiten bieten:

• Gruppierung von gleichen Produkten oder nach Produktgruppe (sofern im Produktstamm hinterlegt)
• Automatische Sortierung der Positionen nach Produktnummer oder Leistungsdatum
• Hinzufügen von Zwischensummen, Trennlinien oder Seitenumbrüchen

Öffentliche Notizen, Bedingungen und Fusszeile

Unterhalb der Positionen können Sie für jeden Auftrag öffentliche Notizen erfassen, die auf dem Dokument sichtbar sind. Zusätzlich gibt es Felder für Bedingungen und die Fusszeile. Standardbedingungen und Standardfusszeilen können in den Einstellungen vordefiniert werden, lassen sich aber für jeden Auftrag individuell anpassen oder ergänzen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Anhänge wie Bilder oder PDFs zum Auftrag hinzuzufügen (max. 5 MB pro Datei).

Aktionen und Status

Sobald der Auftrag vollständig erfasst ist, können Sie diesen als Entwurf speichern, per E-Mail versenden oder drucken. Der Status des Auftrags ändert sich je nach Aktion automatisch:

• Entwurf: Der Auftrag kann noch beliebig bearbeitet werden.
• Versendet: Nach Versand per E-Mail oder Ausdruck. Der Auftrag ist nicht mehr frei editierbar.
• Angeschaut: Der Kunde hat den Auftrag im Kundenportal geöffnet.
• Umgewandelt: Der Auftrag wurde z.B. in eine Rechnung oder einen Lieferschein umgewandelt.
• Archiviert: Der Auftrag ist abgeschlossen und wird nicht mehr aktiv benötigt, kann aber jederzeit wiederhergestellt werden.

Hinweise

• Änderungen sind nur im Status "Entwurf" möglich. Nach Versand muss der Auftrag ggf. storniert werden, um Anpassungen vorzunehmen.
• Archivierte Aufträge zählen weiterhin zur Dokumentenlimite Ihres Abonnements.
• Für wiederkehrende oder ähnliche Aufträge empfiehlt sich die Nutzung von Vorlagen.