Status "Zu Bearbeiten"
Im Bereich Finanzen von AbaNinja werden Zahlungen, die Sie entweder manuell oder automatisch importieren, grundsätzlich automatisch offenen Belegen (Kundenrechnungen, Kunden-Gutschriften, Lieferantenrechnungen) zugewiesen, sofern der Betrag und die ESR-Referenzzeile der Zahlung mit dem offenen Beleg übereinstimmen. Kann eine importierte Zahlung nicht automatisch zugewiesen werden, erhält sie den Status „Zu Bearbeiten“. Zahlungen mit diesem Status müssen manuell weiterbearbeitet werden, da das System sie nicht automatisch einem Beleg zuordnen konnte.
Nutzen:
Der Status „Zu Bearbeiten“ hilft Ihnen, den Überblick über Zahlungen zu behalten, die einer manuellen Prüfung bedürfen. So stellen Sie sicher, dass keine Zahlung verloren geht oder falsch verbucht wird und können Unstimmigkeiten wie Teilzahlungen, Über- oder Unterzahlungen gezielt klären.
Gründe für den Status "Zu Bearbeiten"
Betragsabweichung:
Der Betrag der Zahlung stimmt nicht mit dem offenen Beleg überein. Dies kann eine Über- oder Unterzahlung sein oder eine Teilzahlung. In diesem Fall müssen Sie entscheiden, wie mit dem Restbetrag verfahren wird (z.B. als Skonto, Rabatt, Spende oder auf eine andere Rechnung verrechnen).ESR-Referenzzeile stimmt nicht überein:
Die ESR-Referenzzeile der Zahlung passt nicht zum offenen Beleg. Dies kann vorkommen, wenn z.B. eine wiederkehrende Rechnung per Dauerauftrag bezahlt wird und der Kunde immer dieselbe ESR-Referenzzeile verwendet, obwohl AbaNinja für jede Rechnung eine eigene Referenz generiert. In solchen Fällen empfiehlt AbaNinja, Rechnungen als eBill ins E-Banking der Kunden zu senden oder den Rechnungsempfänger darauf hinzuweisen, die korrekte Referenzzeile zu verwenden.IBAN-Zahlungen:
Bei IBAN-Zahlungen gibt es keine ESR-Referenzzeilen, weshalb AbaNinja keine automatische Zuordnung zu einem offenen Beleg vornehmen kann. Diese Zahlungen müssen daher manuell zugeordnet oder verbucht werden.Sonstige Kontobewegungen:
Manchmal handelt es sich bei importierten Zahlungen um Kontobewegungen, die für Ihre Belege nicht relevant sind. Diese können Sie manuell verbuchen, löschen oder archivieren.
Hinweise und Tipps
Überprüfen Sie bei Zahlungen im Status „Zu Bearbeiten“ immer zuerst den Betrag und die Referenznummer, um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten.
Nutzen Sie die Möglichkeit, Rechnungen als eBill zu versenden, um die automatische Zuordnung von Zahlungen zu verbessern.
Wenn Sie IBAN-Zahlungen erhalten, die nicht automatisch zugeordnet werden können, verbuchen Sie diese manuell und ergänzen Sie bei Bedarf einen Buchungstext oder ein Gegenkonto.
Sonstige Zahlungen, die nicht zu Ihren Belegen gehören, können Sie archivieren oder löschen, um Ihre Übersicht sauber zu halten.
Für Teilzahlungen oder Differenzen entscheiden Sie, ob Sie diese als Skonto, Rabatt oder auf eine andere Rechnung verbuchen möchten.
Die manuelle Bearbeitung erfolgt im Bereich Finanzen unter Zahlungen, wo Sie die Zahlungen öffnen und bearbeiten können.