Statut "À traiter" ?
Dans la section Finances d'AbaNinja, les paiements que vous importez manuellement ou automatiquement sont généralement affectés automatiquement aux factures ouvertes (factures clients, avoirs clients, factures fournisseurs), à condition que le montant et la ligne de référence ESR de la facture correspondent à la facture ouverte. Si une facture importée ne peut pas être affectée automatiquement, elle reçoit le statut « À traiter ». Les factures de ce statut doivent être traitées manuellement, car le système ne peut pas les affecter automatiquement à une facture.
Utilité :
Le statut « À traiter » vous permet de suivre les paiements qui nécessitent une vérification manuelle. Ainsi, vous vous assurez que aucun paiement n'est perdu ou mal comptabilisé et que vous pouvez résoudre les incohérences telles que les paiements partiels, les paiements supérieurs ou inférieurs au montant dû.
Raisons du statut « À traiter »
- Différence de montant :
Le montant de la facture ne correspond pas à la facture ouverte. Il peut s'agir d'un paiement supérieur ou inférieur au montant dû ou d'un paiement partiel. Dans ce cas, vous devez décider de la manière dont le solde doit être traité (par exemple, comme escompte, rabais, don ou compensation sur une autre facture). - La ligne de référence ESR ne correspond pas :
La ligne de référence ESR de la facture ne correspond pas à la facture ouverte. Cela peut se produire si une facture récurrente est payée par ordre permanent et que le client utilise toujours la même ligne de référence ESR, alors qu'AbaNinja génère une référence distincte pour chaque facture. Dans de tels cas, AbaNinja recommande d'envoyer des factures en tant qu'eBill sur le e-banking du client ou d'indiquer au destinataire de la facture d'utiliser la bonne ligne de référence. - Paiements IBAN :
Les paiements IBAN ne comportent pas de lignes de référence ESR, ce qui empêche AbaNinja d'effectuer une affectation automatique à une facture ouverte. Ces paiements doivent donc être affectés ou comptabilisés manuellement. - Autres mouvements de compte :
Parfois, les paiements importés sont des mouvements de compte qui ne sont pas pertinents pour vos factures. Vous pouvez les comptabiliser manuellement, les supprimer ou les archiver.
Conseils et astuces
- Lorsque vous traitez des paiements dans le statut « À traiter », vérifiez d'abord le montant et le numéro de référence pour garantir une affectation correcte.
- Utilisez la possibilité d'envoyer des factures en tant qu'eBill pour améliorer l'affectation automatique des paiements.
- Si vous recevez des paiements IBAN qui ne peuvent pas être affectés automatiquement, enregistrez-les manuellement et ajoutez, si nécessaire, un texte de comptabilisation ou un compte de contrepartie.
- Les autres paiements qui ne sont pas liés à vos factures peuvent être archivés ou supprimés pour garder une vue d'ensemble propre.
- Pour les paiements partiels ou les différences, décidez si vous souhaitez les comptabiliser comme escompte, rabais ou sur une autre facture.
- Le traitement manuel s'effectue dans la section Finances sous Paiements, où vous pouvez ouvrir et traiter les paiements.