Aktionen
Im Bereich Lieferantenbelege stehen Ihnen in AbaNinja verschiedene Aktionen zur Verfügung, um Ihre Lieferantenrechnungen effizient zu verwalten. Diese Aktionen finden Sie sowohl in der Übersichtsliste als auch in der Detailansicht eines Lieferantenbelegs über das Drei-Punkte-Menü oben rechts. Die wichtigsten Aktionen sind:
Bearbeiten: Öffnet den Beleg zur Anpassung der Daten, solange der Status dies erlaubt.
Zahlung eingeben: Erfassen Sie eine Zahlung zur Lieferantenrechnung. Hier können Sie z.B. eine bereits getätigte Überweisung dokumentieren oder eine neue Zahlung erfassen.
Aktivitäten anzeigen: Zeigt die Historie und alle Aktivitäten rund um den Beleg an, z.B. wann er erstellt, bearbeitet oder bezahlt wurde.
Stornieren: Setzt den Beleg zurück in den Status "Offen". Dies ist hilfreich, wenn ein Fehler gemacht wurde oder die Rechnung nicht mehr gültig ist.
Endgültig stornieren: Der Beleg wird endgültig storniert und kann nicht mehr weiterverarbeitet werden.
Archivieren: Verschiebt den Beleg ins Archiv. Archivierte Belege sind nicht mehr aktiv, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.
Nutzen
Mit diesen Aktionen können Sie den gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenrechnung steuern – von der Erfassung bis zur Archivierung. Sie behalten stets den Überblick über offene, bezahlte, stornierte oder archivierte Belege und können so Ihre Buchhaltung sauber und nachvollziehbar führen. Besonders die Möglichkeit, Zahlungen direkt zu erfassen oder Belege zu stornieren, unterstützt Sie dabei, Fehler schnell zu korrigieren und den aktuellen Stand Ihrer Verbindlichkeiten zu kennen.
Hinweise und Tipps
Sie können einen Beleg nur bearbeiten, solange er sich nicht im Status "Bestätigt" oder "Bezahlt" befindet.
Das Stornieren eines Belegs setzt diesen zurück auf "Offen" und ermöglicht weitere Bearbeitungen. Ein endgültig stornierter Beleg hingegen kann nicht mehr bearbeitet oder wiederhergestellt werden.
Lieferantenrechnungen können aufgrund ihrer vielfältigen Verbindungen (z.B. zu Adressen, Bank- oder Buchhaltungskonten) nicht direkt gelöscht werden, da dies zu Komplikationen führen würde.
Archivierte Belege zählen weiterhin zur Limite Ihres Account-Abonnements. Nutzen Sie die Archivierungsfunktion, um die Übersicht zu behalten, ohne Belege zu löschen.
Die Funktion "Aktivitäten anzeigen" hilft Ihnen, Änderungen und Bearbeitungsschritte jederzeit nachvollziehen zu können – ideal für interne Kontrollen oder Rückfragen.
Zahlungen, die Sie erfassen, werden automatisch in der Buchhaltung verbucht und der offene Betrag der Rechnung angepasst.
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie jederzeit auf die wichtigsten Aktionen zugreifen, egal ob in der Listen- oder Detailansicht.
Tipp: Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktionen in der Übersicht, um gezielt nach bestimmten Lieferantenbelegen, Status oder Beträgen zu suchen. So finden Sie schnell den gewünschten Beleg und können die passende Aktion ausführen.