Actions

Dans la section Factures fournisseurs, AbaNinja vous propose différentes actions pour gérer efficacement vos factures fournisseurs. Ces actions sont disponibles dans la liste d'aperçu et dans la vue détaillée d'une facture fournisseur via le menu à trois points en haut à droite. Les actions les plus importantes sont les suivantes :

• Modifier : Ouvre le document pour ajuster les données, tant que le statut le permet.
• Enregistrer un paiement : Enregistrez un paiement sur la facture fournisseur. Vous pouvez par exemple documenter un virement déjà effectué ou enregistrer un nouveau paiement.
• Afficher les activités : Affiche l'historique et toutes les activités autour du document, par exemple quand il a été créé, modifié ou payé.
• Annuler : Annule le document et le remet dans le statut "Ouvert". Cela est utile si une erreur a été commise ou si la facture n'est plus valable.
• Annuler définitivement : Le document est définitivement annulé et ne peut plus être traité.
• Archiver : Déplace le document vers l'archive. Les documents archivés ne sont plus actifs, mais peuvent être restaurés à tout moment.

Utilité

Grâce à ces actions, vous pouvez contrôler l'ensemble du cycle de vie d'une facture fournisseur - de l'enregistrement à l'archivage. Vous gardez toujours un aperçu des factures ouvertes, payées, annulées ou archivées et pouvez ainsi tenir une comptabilité propre et traçable. En particulier, la possibilité d'enregistrer des paiements directement ou d'annuler des factures vous aide à corriger rapidement les erreurs et à connaître l'état actuel de vos obligations.

Remarques et conseils

• Vous ne pouvez modifier un document que tant qu'il n'est pas dans le statut "Confirmé" ou "Payé".
• L'annulation d'un document le remet dans le statut "Ouvert" et permet d'autres modifications. Un document définitivement annulé ne peut plus être modifié ou restauré.
• Les factures fournisseurs ne peuvent pas être supprimées directement en raison de leurs nombreuses connexions (par exemple, aux adresses, aux comptes bancaires ou aux comptes de trésorerie), car cela entraînerait des complications.
• Les documents archivés comptent toujours dans la limite de votre abonnement. Utilisez la fonction d'archivage pour garder une vue d'ensemble sans supprimer de documents.
• La fonction "Afficher les activités" vous permet de suivre les modifications et les étapes de traitement à tout moment - idéal pour les contrôles internes ou les demandes de renseignements.
• Les paiements que vous enregistrez sont automatiquement enregistrés dans la comptabilité et le montant restant de la facture est ajusté.
• Vous pouvez accéder aux actions les plus importantes à tout moment via le menu à trois points, que ce soit dans la vue d'ensemble ou dans la vue détaillée.

Conseil : Utilisez les fonctions de filtrage et de recherche dans la vue d'ensemble pour rechercher des factures fournisseurs spécifiques, des statuts ou des montants. Vous trouverez ainsi rapidement le document souhaité et pourrez exécuter l'action appropriée.