Comment puis-je créer de nouveaux employés ?

Dans la section "Collaborateurs" du système de pointage, vous pouvez gérer tous les employés de votre entreprise et en ajouter de nouveaux. Cela est nécessaire pour que les heures de travail et les performances soient correctement enregistrées et évaluées.

Pour créer un nouvel employé

1. Cliquez sur "Enregistrer un employé".
2. Une fenêtre de saisie s'ouvre, dans laquelle vous pouvez entrer les données pertinentes :
   1. Utilisateur lié : si l'employé existe déjà en tant qu'utilisateur sur le portail Swiss21, vous pouvez établir un lien ici (facultatif). (Comment ajouter un utilisateur est expliqué ici : Benutzer hinzufügen.)
   2. Adresse : sélectionnez ou saisissez l'adresse de l'employé.
   3. Prénom, nom : champs obligatoires pour le dossier personnel.
   4. Date de naissance : importante pour la gestion des ressources humaines.
   5. Numéro d'employé : attribué automatiquement, mais peut également être modifié manuellement.
   6. Groupe d'employés : affectez l'employé à un groupe (par exemple, standard, temps partiel, etc.).
   7. Date d'entrée : date à partir de laquelle l'employé est actif dans l'entreprise.
   8. Début du calcul des heures : date à partir de laquelle le pointage des heures de travail doit commencer pour cet employé.
3. Vous pouvez également ajouter des champs facultatifs tels que le type de salaire, le taux horaire interne ou le taux d'occupation.
4. Enfin, cliquez sur "Créer" pour enregistrer l'employé.

Avantages

• En enregistrant les employés de manière structurée, vous vous assurez que toutes les informations pertinentes pour le suivi des heures et les analyses sont complètes.
• Seuls les employés correctement enregistrés peuvent être sélectionnés dans le suivi des heures (entrée/sortie, prestations) et leurs heures peuvent être rapportées.
• L'attribution à des groupes d'employés permet des analyses différenciées et l'application de modèles d'horaires de travail spécifiques.

Conseils et astuces

• Vous pouvez attribuer des modèles d'horaires de travail et des modèles d'heures supplémentaires individuels à chaque employé, par exemple pour prendre en compte des règles spéciales pour les congés ou les primes.
• Grâce à la liste des employés, vous avez toujours une vue d'ensemble des employés actifs et inactifs. Les employés inactifs peuvent être archivés et restaurés si nécessaire.
• Utilisez la fonction de recherche et de filtre pour trouver rapidement des employés spécifiques.
• Le lien avec un utilisateur n'est nécessaire que si l'employé a besoin d'accéder au système (par exemple, pour le suivi des heures via une application).
• Assurez-vous que le numéro d'employé est unique pour éviter les confusions.
• Pour les grandes entreprises, il est recommandé d'utiliser des groupes d'employés pour une meilleure organisation.