Come si creano nuovi collaboratori?

Nella sezione "Collaboratori" del sistema di rilevazione presenze, è possibile gestire tutti i dipendenti dell'azienda e inserirne di nuovi. Questo è necessario per registrare e valutare correttamente le ore di lavoro e le prestazioni.

Per creare un nuovo dipendente

1. Fare clic su "Registra collaboratore".
2. Si aprirà un modulo di registrazione in cui è possibile inserire i dati rilevanti:
   1. Utente associato: se il dipendente esiste già come utente nel portale Swiss21, è possibile associarlo (facoltativo). (Per sapere come aggiungere un utente, consultare: Benutzer hinzufügen.)
   2. Indirizzo: selezionare o inserire l'indirizzo del dipendente.
   3. Nome, cognome: campi obbligatori per il fascicolo personale.
   4. Data di nascita: importante per la gestione del personale.
   5. Numero di matricola: viene assegnato automaticamente, ma può essere modificato manualmente.
   6. Gruppo di dipendenti: assegnare il dipendente a un gruppo (ad es. standard, part-time, ecc.).
   7. Data di inizio: dal momento in cui il dipendente inizia a lavorare in azienda.
   8. Data di inizio della rilevazione delle ore: dal momento in cui iniziare a rilevare le ore di lavoro per questo dipendente.
3. Facoltativamente, è possibile aggiungere ulteriori campi come tipo di retribuzione, tariffa oraria interna o grado di occupazione.
4. Infine, fare clic su "Crea" per salvare il dipendente.

Vantaggi

• La registrazione strutturata dei dipendenti garantisce che tutte le informazioni rilevanti per la registrazione delle ore e le analisi siano complete.
• Solo i dipendenti registrati correttamente possono essere selezionati nella registrazione delle ore (entrata/uscita, prestazioni) e le loro ore possono essere riportate.
• L'assegnazione a gruppi di dipendenti consente analisi differenziate e l'applicazione di modelli specifici di orario di lavoro.

Consigli e suggerimenti

• È possibile assegnare modelli di orario di lavoro e modelli di orario di lavoro aggiuntivi individuali per ogni dipendente, ad esempio per considerare regole speciali per le ferie o gli straordinari.
• Tramite l'elenco dei dipendenti è possibile tenere sempre sotto controllo i dipendenti attivi e inattivi. I dipendenti inattivi possono essere archiviati e ripristinati in caso di necessità.
• Utilizzare la funzione di ricerca e filtro per trovare rapidamente determinati dipendenti.
• Il collegamento a un utente è necessario solo se il dipendente ha bisogno di accedere al sistema (ad esempio, per la registrazione delle ore tramite app).
• Assicurarsi che il numero del dipendente sia univoco per evitare confusione.
• Per le aziende più grandi si consiglia di utilizzare i gruppi di dipendenti per una migliore organizzazione.