Mitarbeitende erstellen
Im Bereich "Mitarbeitende" der Zeiterfassung können Sie alle Angestellten Ihres Unternehmens verwalten und neue Mitarbeitende anlegen. Dies ist notwendig, damit Arbeitszeiten und Leistungen korrekt erfasst und ausgewertet werden können.
So erstellen Sie einen neuen Mitarbeitenden
Klicken Sie auf "Mitarbeitenden erfassen".
Es öffnet sich ein Erfassungsformular, in dem Sie die relevanten Daten eingeben:
Verknüpfter Benutzer: Falls der Mitarbeitende bereits als Benutzer im Swiss21 Portal existiert, können Sie hier eine Verknüpfung herstellen (optional). (Wie Sie einen Benutzer hinzufügen können finden Sie unter: Benutzer hinzufügen.)
Adresse: Wählen oder erfassen Sie die Adresse des Mitarbeitenden.
Vorname, Nachname: Pflichtfelder für die Personalakte.
Geburtsdatum: Für die Personalverwaltung wichtig.
Mitarbeitenden-Nr.: Wird automatisch vergeben, kann aber auch manuell angepasst werden.
Mitarbeitergruppe: Ordnen Sie den Mitarbeitenden einer Gruppe zu (z. B. Standard, Teilzeit, etc.).
Eintrittsdatum: Ab wann der Mitarbeitende im Unternehmen tätig ist.
Zeitberechnung ab: Ab welchem Datum die Zeiterfassung für diesen Mitarbeitenden starten soll.
Optional können weitere Felder wie Lohnart, interner Stundensatz oder Anstellungsgrad ergänzt werden.
Abschliessend klicken Sie auf "Erstellen", um den Mitarbeitenden zu speichern.
Nutzen
Durch die strukturierte Erfassung der Mitarbeitenden stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen für die Zeiterfassung und Auswertungen vollständig vorhanden sind.
Nur korrekt angelegte Mitarbeitende können in der Zeiterfassung (In/Out, Leistungen) ausgewählt und deren Zeiten rapportiert werden.
Die Zuweisung zu Mitarbeitergruppen ermöglicht differenzierte Auswertungen und die Anwendung spezifischer Arbeitszeitmodelle.
Hinweise und Tipps
Sie können pro Mitarbeitenden individuelle Arbeitszeitmodelle und Zusatzarbeitszeitmodelle zuweisen, um z. B. spezielle Regelungen für Ferien oder Zuschläge zu berücksichtigen.
Über die Mitarbeiterliste behalten Sie jederzeit den Überblick über aktive und inaktive Mitarbeitende. Inaktive Mitarbeitende können archiviert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Nutzen Sie die Such- und Filterfunktion, um schnell bestimmte Mitarbeitende zu finden.
Die Verknüpfung mit einem Benutzer ist nur notwendig, wenn der Mitarbeitende selbst Zugriff auf das System benötigt (z. B. für die Zeiterfassung per App).
Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden-Nummer eindeutig ist, um Verwechslungen zu vermeiden.
Bei grösseren Unternehmen empfiehlt sich die Nutzung von Mitarbeitergruppen für eine bessere Organisation.